Qué es una oficina virtual

Una oficina, según la definición de la RAE, es el local donde se hace, se ordena o trabaja algo. Hasta ahora, lo asociamos a un sitio con unas dimensiones concretas donde pululan los empleados, se apilan los papeles, huele a café, se trabaja al ritmo de la percusión de los teclados y suenan los teléfonos constantemente.

La imagen de una oficina ha ido modificándose con el tiempo. De las máquinas de escribir y los archivadores, pasamos a tener ordenadores personales con enormes monitores donde se almacenaba toda la información. El siguiente paso fue reducir su tamaño gracias a los ordenadores portátiles, más conocidos como laptops. Esta evolución informática ha permitido desahogar el volumen material de las oficinas, disminuyendo ostensiblemente las dimensiones necesarias para poner en marcha un proyecto. Sin embargo, seguimos teniendo dentro de la cabeza la famosa frase de que el tamaño importa.

Ya volveremos a ese punto un poco más tarde. Porque primero vamos a ver lo que supuso la mayor revolución tecnológica en años: la llegada de Internet.

En la década de los 60 se empezó a tratar la organización de la comunidad científica en cuanto a sus investigaciones. Cada uno de ellos empleaba sus propios ordenadores, lo que provocaba serios problemas a la hora de compartir o mostrar sus resultados. No existía un sistema unitario por aquel entonces. Es decir, que la tecnología hablaba en diferentes lenguas para las cuales no existían traductores.

Así nació ARPANet, una red de comunicaciones de alta velocidad a la que rápidamente se apuntaron los principales investigadores y laboratorios. Posteriormente, su presencia se incrementó con instituciones gubernamentales y redes académicas en los años 70.

La información es poder. Y este nuevo sistema permitía consultarla de manera inmediata desde cualquier lugar del mundo que estuviera conectado al sistema. Además, la comunicación se desarrollaba de manera inmediata. De pronto, las cartas se podían mandar por teléfono y ya no era necesario viajar para consultar archivos o documentos.

Pronto se integró este nuevo sistema en otros campos no relacionados con la investigación. Indudablemente, la velocidad que ofrecía no pasó desapercibida para mejorar el sistema económico.  Los pasos de creación, producción, comunicación, venta, servicio y control se hicieron más dinámicos, simples, ágiles y efectivos.

Entonces el sistema se dividió en dos. La parte externa, llamada extranet, permitía estar en contacto con el resto del mundo en cualquier momento. La parte interna, intranet, facilitó sobremanera la comunicación interna entre empresas, dado que permitía compartir la información de una manera virtual, permitiendo el acceso y mejorando la unificación de los objetivos de trabajo. En cuestión de pocos años, las empresas estaban conectadas entre ellas y con el resto del mundo a través de infinitos tentáculos invisibles que conformaban la famosa red. Las mejoras realizadas en la velocidad de transmisión dieron paso a una mayor capacidad de envío y recepción de datos y los programas fueron evolucionando para adaptarse mejor a todos estos cambios.

Las empresas que se estancaron en el pasado sufrieron gravemente las consecuencias. La sociedad demandaba la plena estandarización de este sistema. El mundo se fue transformado poco a poco. Pero no ante nuestros ojos, pues aparentemente, seguía igual. No obstante, todo era distinto. El trabajo y nuestras vidas se hacían en la red. Y ésta fue poco a poco tejiendo una nube. Ahora que Internet se había integrado en las empresas, faltaba por dar el siguiente paso: integrar las empresas en Internet.

La nube no es más que un espacio virtual que se creó para almacenar servicios en lugar de información. Donde antes había un inmenso fichero que nunca quedaba repleto de datos, ahora había oficinas enteras capacitadas para realizar cualquier tipo de trabajo desde el punto geográfico que deseáramos. La mayoría de las empresas tienen sus fábricas en lugares del mundo cuyo precio del suelo y de mano de obra resulta más barato que dentro de la propia nación. Las fábricas reparten su producción por diferentes pueblos y ciudades. Y los almacenes se encuentran alejados de las instalaciones. Obviamente, eso requiere una fuerte inversión de dinero. Es decir, ser una empresa grande.

Gracias a la nube, las pymes y autónomos se pueden beneficiar de las ventajas de las oficinas virtuales para dar una mejor imagen – recepción y atención de llamadas constante y profesional -, lograr una mayor flexibilidad – ya no es necesario estar dentro de la oficina para trabajar – y ahorrar tiempo de trabajo – delegar tareas no relacionadas con el desarrollo de la función de la empresa permite concentrarse mejor en lo que se tiene que hacer. Un adecuado empleo de los servicios de la nube es lo que responde a la pregunta de qué es una oficina virtual. Y también explica el punto que dejamos pendiente antes: hace que seamos grandes siendo pequeños, pues no será necesario disponer de mastodónticas instalaciones sino optimizando nuestro rendimiento. Como ya no es necesario tener paredes de ordenadores, tal y como eran los primeros modelos. Un ordenador portátil o un teléfono inteligente nos ofrece más capacidad de maniobra en la actualidad de lo que nos imaginamos.

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