Existe la errónea impresión de que trabajar más horas aumenta la productividad en la oficina. En realidad, lo único que logramos de esta manera es reducir la capacidad laboral debido al desgaste mental y físico que supone realizar una serie de tareas durante largos espacios de tiempo. Por poner un ejemplo, correr diez horas al día no va a lograr que nos pongamos en forma, sino que nos hace ser más propensos a las lesiones.
La razón de que tengamos que dedicar más tiempo del estipulado a alcanzar nuestros objetivos se debe a una combinación de factores individuales y colectivos. Los primeros están determinados, principalmente, por una problemática organizativa y, en buena parte, motivadora. Los segundos se expresan de la misma manera que en las asociaciones sociales, como veremos más adelante.
La clave de un óptimo rendimiento se basa en el orden. Éste engloba aspectos que van desde mantener el puesto de trabajo en condiciones aseadas y recogidas hasta una apropiada estructura jerárquica en la asignación de las tareas. Y, entre medias, descubriremos que perdemos una gran cantidad de tiempo por un número espectacular de interrupciones.
Suficiente preámbulo. Vayamos a ver cómo podemos aumentar la productividad en la oficina sin tener que pasar la noche en ella.
Lo primero que tenemos que hacer es transformar nuestro punto de vista sobre el trabajo y modificarlo en objetivos. De esta manera, organizaremos las tareas con una visión más lógica y eficiente. Y, para hacerlo, empezaremos con nuestra mesa. Acumular pilas de carpetas o documentos como si alguien hubiera entrado a robar puede dar la impresión de que estamos muy ocupados, pero en realidad no estamos más que poniéndonos obstáculos. Debemos centrarnos en una tarea determinada y disponer únicamente de los elementos necesarios para realizarla. Así podremos centrarnos mejor y cumplimentar cada objetivo paso a paso.
Una vez aseado el puesto de trabajo, procederemos a organizarnos las tareas del día y de la semana empleando una agenda o un programa informático tipo calendario. De esta manera, sabremos cuándo empezaremos y acabaremos. Establecer los objetivos de esta manera permite concentrarnos y motivarnos en su realización, logrando una mayor productividad real. El modo de organizar el trabajo dependerá de cada uno, pero resulta bastante efectivo intentar quitarse de en medio las mayores tareas al principio, cuando estamos más frescos y repletos de energía.
Pero todo esto no es más que teoría. A lo largo del día, seremos interrumpidos o distraídos por varios factores. Principalmente vía telefónica. Poner nuestro móvil en silencio mientras estamos trabajando nos permitirá eliminar a uno de ellos. La empresa, por su parte, debería contar un servicio de secretariado que se encargue de atender el teléfono y no repartir esa función entre los empleados para aprovechar mejor su tiempo. En caso de no disponer de los medios para ello, siempre pueden recurrir a las secretarias virtuales, que son igual de efectivas, pero más baratas.
Ahora que nos hemos organizado convenientemente el trabajo y reducido al máximo las posibles interrupciones, hablemos de los descansos. Porque desconectar permite refrescar el cerebro y el cuerpo durante unos instantes y así no perder el foco del trabajo al cabo de un tiempo. Aún más, tener como meta esos minutos personales ejerce una función motivadora mucho más productiva que el sistema anterior de trabajar y parar según las apetencias personales. Nuestra recompensa será un café, una breve charla con los compañeros, consultar el teléfono o mandar mensajes a la familia o amigos. Es decir, que podemos organizar también las interrupciones en los tiempos de descanso sin que afecten a nuestro trabajo.
En cuanto a la parte directiva o jefes de departamento, deben tener en cuenta que delegar parte de su carga de trabajo les va a permitir cumplir los objetivos con mayor sencillez. Como popularmente se dice: un problema compartido es un problema dividido. La empresa necesita efectividad laboral, no heroicidades constantes o diarias.
También deben de organizar adecuadamente uno de los mayores interruptores laborales inherentes a las empresas: las reuniones. Necesarias, obviamente, pero demasiado absorbentes de tiempo de trabajo. Establecer unas horas fijas a la semana para su realización, desarrollar un esquema de comunicación y escoger al menor número de personas presentes garantizarán que su propia dinámica reduzca al máximo el tiempo empleado, aumentando su productividad. Así también los propios empleados podrán organizarse sus tareas mejor. Porque el ejemplo del funcionamiento interno de la empresa se contagiará entre cada miembro del equipo.
Nos quedan, por último, los factores colectivos. El trabajo, al igual que la sociedad, exige que cada miembro integrante respete a los demás de cara a lograr una convivencia pacífica. Pero qué duda cabe que las necesidades individuales entrarán en conflicto cuando se encuentren con las de los demás. En algunos casos, dependeremos del trabajo de otras personas para poder avanzar con el nuestro. En otros será justamente al revés. Coordinarse y organizarse permiten que el trabajo se desarrolle con mayor fluidez. Si vemos que algo no funciona o que la agenda de cada persona resulta incompatible, habrá que reunirse para tratar de encontrar una solución. Si se mantiene esa costumbre, estaremos perdiendo demasiado tiempo valioso en el lugar de trabajo. Es decir, reduciendo la productividad de la jornada.
Aunque no todo es trabajo. Seamos realistas; tanto tiempo juntos en la oficina va creando vínculos personales entre los trabajadores. Uno prefiere tomarse el café acompañado y no solo, lo que obliga a detener el ritmo de las labores para compartir los descansos. Al igual que las reuniones, este tipo de situaciones también se pueden controlar con la agenda. Por ejemplo, estableciendo una hora determinada para realizar esa parada. Si cada empleado es capaz de hacerlo, resulta mucho más motivacional que factores personales. No obstante, los jefes deben de estar pendientes de que esos instantes de ocio no afecten al rendimiento del trabajo.
Empleados y empleadores deben mentalizarse de que tienen un espacio limitado al día para cumplir con sus obligaciones. Tanto la empresa como los trabajadores necesitan pensar en el objetivo común y organizarse para sacarle el máximo partido a ese tiempo determinado. Porque la productividad no depende del reloj, sino de cómo lo dividamos.
