Si pensamos en todos los trabajadores que conforman la plantilla de una empresa, rara vez hablaremos con alguno de ellos a menos que se trate de un tema muy particular o que nos una un lazo de amistad. Las comunicaciones suelen ser filtradas a través de las secretarias. Teniendo en cuenta que vivimos en una época de intercambio constante de mensajes, su función resulta vital de cara al óptimo funcionamiento de los negocios.
Pero su labor va mucho más allá de la mera atención telefónica. También están a cargo de la elaboración de documentos, la organización de la oficina y la gestión de diversos asuntos de la empresa. Sin ellas, el tiempo de trabajo diario se prolongaría, ya que realizan una labor de escoba que barre todas aquellas actividades para las que no tenemos la formación adecuada y, encima, requieren su tiempo para cumplimentarlas adecuadamente.
Obviamente, este tipo de trabajos tiene su precio y su espacio. Debido a ello, las pymes o trabajadores autónomos deben repartirse sus tareas en el puesto de trabajo. Eso genera un aumento en la carga laboral, desconexión con la actividad principal, incremento de horas de trabajo y frustración burocrática. No nos olvidemos de la atención telefónica de la que depende el progreso del negocio. Debido a la ampliación de cometidos, se pierden llamadas o se responden de una manera vaga, cansada o enfadada por culpa de la situación.
¿Significa eso que aquellos que no dispongan del capital de una empresa grande deben realizar un curso de formación de asistente administrativo?
Cierto es que en este tipo de negocios los trabajadores se convierten en verdaderos todoterrenos. Pero eso era antes. Ser capaz de hacer muchas cosas no significa necesariamente que todas se hagan bien. Hay que destacar en el trabajo que se realiza como actividad principal por encima de todo. Y ésta es la que más contribuye al valor añadido de la empresa o la que mayor volumen de negocio genera. Por tanto, la profesionalidad se demostrará en esos aspectos que definen la ocupación prioritaria de la empresa.
Afortunadamente, este tipo de iniciativas comerciales dispone ahora de los servicios de secretarias virtuales para liberarles de cargas de trabajo secundarias. Porque, para ellas, ésta es su actividad principal. Es decir, son profesionales de ese medio. Aunque el carácter de su trabajo no esté vinculado a la función del negocio, es el corazón que marca el ritmo de los latidos del mismo. En otras palabras, las que permiten que la empresa se mantenga con vida.
Dejemos a un lado el tema de la atención telefónica adecuada – crucial para mantener siempre abierto el canal de comunicación que permite que la voz del negocio sea escuchada por todos los oídos – para centrarnos en el valor añadido que le aporta al empresario. Las secretarias virtuales están presentes en su despacho dentro su centro informático, la famosa «nube», sin ocupar espacio y con el material necesario para desempeñar su función. De esta manera tan sencilla, llevan a cabo todas las gestiones inherentes del trabajo de oficina mientras prestan un servicio de asistencia personal.
Éste consiste en un desarrollo dinámico de la agenda de la empresa, manteniendo un orden con los compromisos semanales, priorizando aquellas actividades que requieren atención inmediata, modificando fechas y horarios según mejor convenga a los trabajadores a la vez que diseñan el plan de trabajo más conveniente para lograr los resultados esperados.
Su rol en la empresa se define como una ayuda, una importante mano experta que se encarga de lidiar con asuntos para los que los empresarios están menos habituados mientras desarrollan una notable función estratégica al lado del jefe. En términos militares, contamos con un sólido jefe de mando y un entregado soldado en la misma persona.
Pero ahí no acaba todo. Pues la diferencia entre una secretaria virtual y una física no solamente redunda en el precio más económico de la primera o el requisito de disponer de un espacio en la oficina. Las secretarias virtuales realizan su función de asistente personal las 24 horas, estando disponibles en cualquier momento del día sean cuales sean las condiciones en las que nos encontremos. Esto permite una mayor agilidad en la capacidad de respuesta inmediata que necesitemos.
Las nuevas tecnologías ofrecen infinitas posibilidades a los negocios con los que poder hacer frente a la voracidad de las empresas grandes. Ya no es necesario abarcar ese exceso de trabajo como se hacía antaño. Se puede disponer de un asistente personal que nos haga de escudero mientras se presta el servicio del que se alimenta la empresa a la vez que mantienen el canal de comunicación perfecta y profesionalmente atendido.
