Contar con el espacio necesario para ofrecer una imagen solvente de un negocio no siempre es tarea fácil. El elevado precio del metro cuadrado en las grandes ciudades y la proliferación de startups y pequeños empresarios ha impulsado el alquiler de salas de reuniones, espacios ubicados en céntricos edificios y que ofrecen una gran variedad de características para adaptarse a la actividad prevista por la empresa: reuniones, eventos, conferencias, presentaciones, etc. Si al problema del espacio se suma la escasez de tiempo, contar con una secretaria virtual que pueda hacer una selección de la mejor sala de reuniones en función de su ubicación o capacidad es una decisión inteligente.
En un negocio necesitamos disponer de un espacio adecuado para desempeñar nuestro trabajo y que a la vez resulte cómodo tanto para nuestros empleados –si los tenemos- como para los clientes, en caso de trabajar de cara al público. Una oficina grande y espaciosa es sinónimo de empresa de gran tamaño, pero si ésta se encuentra parcialmente vacía, causa un efecto semejante al de llevar un calzado del 47 con un pie del 37. Y no nos olvidemos además del desorbitado precio de los alquileres que ya hemos mencionado.
Con esto queremos advertir a los empresarios de que saber adecuar el espacio y el presupuesto es la primera señal de éxito en el mundo de los negocios. Demostrar saber ajustar una necesidad a una realidad, por muy sencilla que ésta sea, se extrapola a la manera de trabajar de cada persona. Por esa razón, el lugar de trabajo debe estar concebido de tal manera que cada espacio del mismo justifique su coste.
Durante los últimos tiempos, esta tendencia a economizar con el espacio resulta mucho más sencilla gracias a la tecnología con la que contamos. Lejos quedan ahora aquellas vastas oficinas donde albergar personal, mobiliario y equipo tan comunes a la sazón. Los ordenadores nos permiten ahora trabajar en menos tiempo y espacio, permitiendo incluso desarrollar nuestra actividad desde el propio hogar.
Entre los elementos necesarios de los puestos de trabajo se encuentra la controvertida sala de reuniones. No es que no sea necesaria, sino que muchas veces tiene un único uso anual –brindar en navidades- o porque se programan varias actividades a la misma hora en una misma jornada sin reservarla con anterioridad. La necesidad de contar con este tipo de espacios implica un mayor tamaño de las instalaciones, con su correspondiente coste económico, pero tarde o temprano la vamos a tener que usar. Y surge la difícil pregunta de si invertir o no en ella.
La solución: alquilar tus salas de reuniones
Tiene fácil respuesta. Si dudas, alquila una. De esta manera, su coste será amortizado por el uso y disfrute de la misma, ya sea para reunirse con un cliente o varios, una sesión de formación o actividades de coaching. Gracias a este tipo de servicios, la sala nunca se nos quedará pequeña o demasiado grande. Tampoco será motivo de disputa entre empleados por coincidencia de horarios en su utilización. Y, si nuestro presupuesto está muy ajustado, nos ayudará a disponer de tan necesario espacio de manera temporal sin incrementar el gasto diario.
Hoy en día, alquilar salas de reuniones resulta económico y fácil. El único inconveniente es que hay diferentes tamaños y precios. Por tanto, exige dedicar un tiempo para encontrar la más adecuada, añadiendo una tarea más a nuestro trabajo. Estaría bien contar con una secretaria que nos ayudara en esta tarea, pero mantener un puesto semejante cuesta dinero y una inversión en equipamientos. O al menos eso era antes, porque ahora la tecnología pone a nuestra disposición un servicio de secretarias virtuales con tener un simple teléfono y ordenador.
Increíble, ¿verdad? Pues es cierto. Las secretarias virtuales permiten sacarle más partido a nuestro humilde espacio con un precio igual de modesto. No solamente se encargan de atender con profesionalidad las llamadas que recibamos, contestar lo antes posible a los correos recibidos u organizar nuestra agenda. También pueden localizar distintas salas de reuniones y su disponibilidad mientras nuestra empresa no interrumpe su ritmo laboral y obtiene grandes soluciones desde un espacio pequeño.