La mayoría de problemas que suceden en nuestra vida se deben a una mala comunicación. Alguien se olvida de decirle algo a alguien, un mensaje se malinterpreta o el idioma empleado nos resulta desconocido y, por tanto, ininteligible. O simplemente no se realiza por el canal adecuado. Si el problema de comunicación es interno podemos observar distintas soluciones. Pero, ¿qué podemos hacer para mejorar nuestra comunicación con los clientes y distribuidores? Quizá una telesecretaria sea la respuesta.

El mundo laboral no está exento de estos rompecabezas comunicativos, con la diferencia que se trata de nuestro trabajo lo que nos arriesgamos a perder. Además, tenemos dos tipos de canales: los internos, que afectan a las relaciones interlaborales y los externos, localizados en la comunicación con nuestros clientes y proveedores. En el primer caso, cuando suceden dentro de la empresa, el jefe tiene el deber de sentarse a hablar con los afectados en pos del bien común. Sin embargo, con los clientes no podemos reunirnos para tratar el asunto y debemos plantearnos una solución rápida y eficaz.

En primer lugar, debemos analizar el canal a través del cual se realiza esta comunicación, y comprobaremos que las dos principales vías de contacto entre empresa y cliente son principalmente el teléfono y el correo electrónico. El siguiente paso a realizar será el de establecer su frecuencia de uso y cuántas veces falla ese canal, para acto seguido elaborar una lista de las causas que atoran la fluidez del mismo. Descubriremos de esta manera que muchas llamadas se quedan sin responder o son atendidas por alguien incapaz de proporcionar la información o trato adecuados desde nuestra oficina.

Con estos datos, podemos extraer la conclusión de que es necesario tener a una persona a cargo de la comunicación de la empresa con el exterior de la manera más profesional posible. Si contratar a una secretaria física resulta demasiado caro o no disponemos de espacio para ella, ¿no sería adecuado pensar en contratar a una telesecretaria virtual?

Telesecretaria: un paso más en la revolución virtual

La tecnología actual permite tener más por menos. Más recursos por menos espacio. Más efectividad por menos dinero. Más comunicación por menos medios. Primero desaparecieron los altos gastos de alquiler derivados de los alquileres de amplias superficies para albergar el negocio. También se redujo el coste en material y en tiempo de trabajo con los ordenadores. Finalmente, la comunicación multiplicó su efectividad con los teléfonos móviles.  Estos cambios no se dieron de manera inmediata sino progresivamente, hasta definir el modo de trabajo del siglo XXI de un modo diferente al anterior de la misma manera que el XX lo hizo con el XIX. Y el último paso en esta revolución lo han dado los servicios virtuales para empresas.

Una secretaria virtual se encarga de la gestión de llamadas con la misma profesionalidad que la física, solo que sin tener una mesa en la empresa o un coste elevado por la prestación de sus servicios. El canal externo de comunicación queda a cargo de personas eficientes y profesionales, con la formación adecuada para desempeñar este trabajo. De este modo, la comunicación nunca se verá bloqueada por estar atendiendo otra llamada, no disponer de cobertura o encontrarnos en medio de una reunión.

Una centralita virtual con operadoras cualificadas nos permitirá disponer de varias líneas para atender pedidos o solventar cualquier contratiempo, incluso aunque contemos con un ajustado presupuesto. El trato que recibirán los clientes será agradable y profesional, lo que repercutirá en la imagen de calidad y seriedad de nuestro negocio.