Muchos clientes se preguntan cuál es la diferencia entre una oficina virtual y un asistente virtual, porque algunos sitios web y artículos los usan de manera intercambiable o en un contexto similar. Esto no facilita a los empresarios o propietarios de empresas determinar qué es lo que realmente necesitan para ayudarlos con su negocio. Para comprender mejor las diferencias y similitudes, primero le diremos qué es cada una, y luego le explicamos cómo puede obtener lo mejor de ambos servicios de una sola empresa .
Diferencias ENTRE ASISTENTE Y OFICINA VIRTUAL:
El término asistente virtual o asistente de oficina virtual, se refiere a una persona que generalmente trabaja por cuenta propia y proporciona asistencia administrativa, técnica o creativa profesional a clientes remotamente desde su oficina en el hogar. Por lo general, las asistentes virtuales son contratistas independientes en lugar de empleados, pero algunas trabajan con empresas que proporcionan los servicios que el cliente necesita. Las Asistentes Virtuales generalmente trabajan para otras pequeñas empresas, pero también pueden brindar apoyo a los emprendedores de firmas más grandes que no necesitan un asistente en el sitio. Los clientes de este tipo de servicios virtuales, usan estos servicios para que también puedan evitar el problema logístico de proporcionar espacio de oficina adicional, equipos o suministros a un asistente.
Los modos más comunes de comunicación y entrega de datos entre los servicios de asistente virtual y clientes incluyen Internet, conferencias de correo electrónico y llamadas telefónicas, así como otros espacios de trabajo en línea y máquinas de fax. La tecnología les ha dado a los asistentes virtuales más herramientas.
Es posible tener un Asistente Virtual que pueda responder al teléfono del cliente de forma remota sin el conocimiento del usuario final. Esto permite que muchas empresas agreguen un toque personal en la forma de una recepcionista sin el costo adicional de contratar a alguien o las ventajas de reducción de costes y de tiempo en labores de administración .
Las oficinas virtuales brindan servicios de comunicación y una dirección comercial profesional por una cuota mensual, semanal o anual, sin proporcionar espacio de oficina dedicado. Normalmente, estas actividades se realizan dentro de centros de negocios de oficinas o en un centro de suites ejecutivas, que brindan espacio físico para oficinas .
Esto se debe a que el concepto de la oficina virtual es una evolución del centro de negocios de la oficina y la industria de la suite ejecutiva. Las pequeñas empresas querían la apariencia de estar ubicadas en un centro de negocios de una oficina, sin el costo de alquilar oficinas físicas. Gracias a la mejora en las telecomunicaciones y a la era de internet.
Atender al teléfono mediante una respuesta telefónica y una dirección comercial profesional no es todo lo que un proveedor de oficina virtual puede ofrecer. Debido a que el proveedor ideal de oficinas virtuales es un centro de negocios para oficinas, pueden ofrecer otros servicios a los clientes como gestión de agenda, reserva de billetes, alquiler de espacios, número geográfico.. Algunos centros de negocios de oficina que ofrecen servicios de oficina virtual también pueden ofrecer a los clientes servicios de conserjería, como reservar habitaciones de hotel para huéspedes de fuera de la ciudad, reservar restaurantes e incluso reservar billetes para eventos deportivos .
Los proveedores de oficinas virtuales ofrecen sus servicios principales de una dirección comercial profesional y servicios de contestación telefónica en vivo a una tarifa mensual fija, pero también ofrecen muchos otros servicios a la carta sin un contrato o compromiso a largo plazo. Esta es la gran diferencia entre un proveedor de oficina virtual y un asistente virtual que requiere un contrato de plazo definido con sus clientes y proveedores.
Otra diferencia entre un asistente virtual y un proveedor de oficina virtual es que un asistente virtual puede responder remotamente las llamadas de los clientes, pero no puede proporcionar una dirección de domicilio social y profesional que los clientes de una empresa quieran ver. Cada vez más clientes investigan con quién tratan y están buscando en el sitio web de una empresa una dirección comercial física que no sea una casilla postal o una dirección residencial. Hay una confianza más implícita cuando ven una dirección que saben que es una dirección social real.
