Cuando los niños nos preguntan cómo Santa Claus puede preparar los regalos para entregarlos a tiempo en Navidad, les decimos que cuenta con la ayuda de un equipo de elfos que se dedican a procesar las peticiones que recibe su jefe. Para la carta a los Reyes Magos, sus pajes recorren las ciudades para atender las peticiones de los más pequeños.
Estos ejemplos navideños demuestran la necesidad de contar con buenos asistentes que impulsen la empresa hacia arriba. De hecho, podemos ver algo semejante en el mundo del deporte. Todos conocemos a los jugadores de fútbol y baloncesto que más tantos consiguen. Pero ellos saben que su éxito depende de otro compañero que les asiste la pelota para lograr ese gol o esa canasta.
En el trabajo, se busca una mezcla entre todoterreno y especialista. La ventaja de los primeros es que pueden desarrollar varios tipos de funciones independientemente de su puesto. Los segundos, se dedican a hacer una actividad exclusiva de la mejor manera posible. Qué duda cabe que los segundos son los más valorados, por su importancia a la hora de finalizar el trabajo. Sin embargo, para que puedan desarrollar sus capacidades sin interrupciones, se necesita a un equipo a su alrededor que les permia concentrarse en su cometido.
Las grandes empresas cuentan con la ventaja de contar con una plantilla muy grande, capaz de mantener el ritmo de la compañía incluso en los períodos de mayor actividad laboral. Por el contrario, las pymes y autónomos se ven con el problema de verse desbordados constantemente por la febril cadencia diaria a la que tienen que atender. La gran parte de este tipo de trabajadores se ven obligados a convertirse en todoterrenos con tal de multiplicar la capacidad de trabajo sin aumentar el número de empleados de la empresa.
En otras palabras, todos son Santa y elfos al mismo tiempo. El problema de esta versatilidad es que acaba haciendo poco de mucho en vez de mucho de poco. En el mundo publicitario hay una norma: no mandar más de un mensaje al consumidor para no perder la fuerza de su contenido. Se suele mostrar con una persona a la que se le lanza una pelota de tenis para que la atrape con su mano. Después, se tiran dos a la vez y, finalmente, tres. En el primer caso, el 100% la logra atrapar. En el segundo, el porcentaje se reduce considerablemente. La mayoría es capaz de coger una de las pelotas, pero no la otra. Cuando son tres, muy pocos logran hacerse con una de ellas nada más.
El mismo caso sucede en el mundo laboral de las pymes y autónomos. Se pretende abarcar mucho con solo dos manos. En un mundo perfecto, la solución residiría en poder contratar el personal adecuado para el desempeño de esa labor de recogepelotas. En el mundo real, el dinero echa por tierra esa posibilidad.
Sin embargo, el mundo moderno y tecnológico actual ofrece una serie de ayudas a este tipo de empresarios sin apenas gastos sustanciales: la asistencia virtual. Hay una externalización departamental – una gestoría, por ejemplo – que se encarga de acometer tareas específicas que no forman parte del núcleo principal de la empresa. También se dispone de ordenadores y teléfonos inteligentes que simplifican sobremanera el tema de archivar, diseñar, imprimir y comunicarse. E Internet facilita la expansión y contacto.
Pese a todas estas ayudas, el trabajo sigue siendo pesado. La subdivisión de tareas se ha mejorado sustancialmente, pero siguen quedando otras muchas pendientes. La dirección, gestión, organización y atención a clientes forman una abstracta esfera en la que vuelan todas esas pelotas hacia nuestra cara. Tal vez sea hora de pedirle ayuda a los Reyes de Oriente. O, mejor dicho, a sus pajes.
Las secretarias virtuales son la más reciente novedad en ayuda a los emprendedores. Empleando la tecnología disponible en la nube, podemos contar en nuestra empresa con un equipo de asistentas profesionales y con experiencia en el tema de la organización y gestión de la agenda así como de una correcta y educada atención a los clientes. Delegando esta labor en un servicio de bajo coste y alta efectividad, lograremos el deseado objetivo de estar más cerca de la especialización laboral.
Por un lado, ganamos tiempo que nos permita realizar nuestro trabajo sin interrupciones, pudiendo acabar a nuestra hora sin requerir una transfusión de sangre para aguantar el día siguiente. Por otro, los clientes se verán beneficiados con esta incorporación, dado que sus llamadas serán siempre contestadas de inmediato y diligentemente. En otras palabras, las secretarias virtuales se dedican a poner orden al caos de trabajo que se tenía antes mientras se encargan de atender a las peticiones de los clientes.
¿Es un milagro de Navidad? No, es una realidad virtual. Las nuevas tecnologías reducen las complejidades jerárquicas de las estructuras de antaño, reducen el espacio necesario para hacer cualquier tipo de trabajo, bien sea éste a pequeña o a gran escala, a través de un sistema universalizado capaz de ponerse en marcha en cualquier empresa en cualquier instante. Son profesionales en su terreno que demuestran su eficacia desde el primer momento. Y no nos olvidemos de lo más importante: mejoran la imagen del negocio.
