Un asistente es aquella persona especializada en el funcionamiento de los entresijos de una empresa y que permite que otros trabajadores especializados en el área del negocio de la compañía puedan realizar su trabajo. Son, para darle un toque más épico, los escuderos que permiten alcanzar la victoria en las batallas con el buen desempeño de sus labores. El trabajo en una oficina está cargado de interrupciones y distracciones provenientes de la propia vida de una empresa. O mejor; llamemos a las cosas por su nombre: el teléfono. De gran importancia para el desarrollo comercial, es también un aparato que no entiende de horarios, que aparece en el momento menos indicado y que divide la atención al estar atendiendo a dos actividades a la vez. No quiero decir con eso que los trabajadores no puedan hacerlo; simplemente están especializados en hacer un tipo de trabajo concreto y el servicio no se prestará con la misma calidad.

Los avances tecnológicos han supuesto un avance en la manera de trabajar contemporánea. Pero también han creado avances intrusivos en el desarrollo de la actividad laboral. El correo electrónico, por ejemplo. Al igual que el teléfono, aparece cuando nadie lo llama – y perdón por el chiste, no era mi intención. Eso supone un nuevo ataque a la concentración y a la efectividad en el desempeño de las labores diarias que, si lo añadimos al del tradicional teléfono, duplica el tiempo perdido.

Por tanto, si una empresa quiere ser competitiva, debe atender adecuadamente a la tranquilidad de sus empleados – entendiendo por tranquilidad la reducción de las interrupciones – sin perder la calidad de su servicio de atención al cliente. Porque quien realmente la permite existir, desarrollarse y triunfar, son los mismos que no la dejan trabajar. Alguien tiene que ocuparse de ellos de manera satisfactoria. Y esos son los asistentes.

En la actualidad, disponemos de un servicio de asistentes online dirigidos hacia las pequeñas y medianas empresas, así como a todos aquellos trabajadores por cuenta propia. Una empresa grande tiene en el número de personas que conforman su plantilla su mayor fortaleza. La tecnología es el arma secreta de las demás, que no cuentan con gran capacidad contractual ni espacial.

El asistente online no es una máquina o robot que reemplace a un ser humano; es una persona que no se encuentra en las instalaciones de la empresa de manera presencial, sino virtual. Por lo demás, realiza las mismas funciones que los tradicionales asistentes que podemos encontrar en una multinacional. Atenderá con profesionalidad todas las llamadas que reciba, bien sea pasándola a la persona que corresponda o solventando el problema del particular por su propia cuenta. Es decir, que si un trabajador recibe una llamada, es porque es de su dependencia y tendrá la capacidad de dar la respuesta adecuada.

Por otro lado, evita que se pierdan contactos durante reuniones o visitas. A veces por falta de cobertura y otras por la relevancia que tengan, los trabajadores y empresarios no pueden contestar sus llamadas, lo que genera una frustración a la persona que se intenta comunicar con la compañía. Imaginemos que se trata de un cliente potencial; un buzón de voz significa que no estamos disponibles y llamará a otra persona en lugar de esperar. Gracias a los asistentes online, ninguna llamada quedará desatendida y la persona que la realice tendrá la seguridad de que alguien se pondrá en contacto en breve para escuchar lo que tenga que decir. Dependiendo de su importancia, el asistente también podrá empujarla en la lista y priorizar de esta manera las llamadas para mejorar la eficacia de los servicios de la empresa.

Un asistente también se encarga de hacer de filtro – poner un escudo- con los correos electrónicos, dejando abiertas las cuentas de los trabajadores para todos aquellos mensajes que tengan relevancia en su puesto. Mientras unos hacen su trabajo, el asistente se encarga de responder e informar al resto. Y por un precio más asequible que uno físico, sin ocupar espacio en la oficina.