Características que debe tener una secretaria virtual

Uno de los errores más frecuentes que se comete en el mundo laboral está en la organización. Por muy sólido que sea el proyecto, se necesita definir un esquema de trabajo e implementar un organigrama adecuado que permita funcionar con la misma meticulosidad y precisión que la maquinaria de un reloj, pero con un sistema de engranajes más simple.

El primer paso a dar es el de dividir el concepto de empresa. Por un lado se trata de un ente jurídico con vida propia y, por el otro, una herramienta que realiza un trabajo, presta un servicio u ofrece un producto al público. Cada una tiene su propia identidad, por lo que necesitara diferentes recursos humanos que se encarguen de ella – selección. Obviamente, alguien tiene que hacer de puente entre ambas – coordinación – y encargarse de que mantengan un rumbo paralelo en lugar de disperso – dirección. Estas tres funciones recaen en la figura del jefe o jefa de la empresa.

El apartado de selección tiende a priorizar la parte laboral puesto que, sin trabajadores que desempeñen la función de la compañía, no se genera actividad que permita ganar dinero, el fin último de la aventura empresarial. Sin embargo, por ajustes presupuestarios, las personas contratadas acaban desempeñando múltiples tareas a cada lado del concepto de empresa. Esa multifunción no demuestra versatilidad, sino un enredo mayúsculo con el desarrollo natural del negocio. Es algo parecido a obligar a un grupo de mineros a extraer las menas de hierro y que se encarguen de fabricar luego un barco con ellas.

El apartado de coordinación debe anticipar problemas y procurar que la comunicación fluya de tal manera que no interrumpa o bloquee el trabajo. Si la persona que se encarga de esta sección está también a cargo de otras tareas, no pasará demasiado tiempo hasta que surjan problemas derivados de una mal llevada agenda o que la información no llegue a la persona adecuada.

La dirección resulta fundamental para controlar estos aspectos. Pero, de nuevo, vuelven a intercalarse tareas que generan confusión y, en último lugar, un tremendo caos organizativo dentro de la empresa. Por esta razón, durante el proceso de selección de personal, se debe prestar una más que importante atención a la persona o personas que se encarguen del correcto funcionamiento de la vida del negocio. Estas personas son las secretarias y, como dijimos con anterioridad, su labor suele repartirse entre los empleados debido al coste que su presencia supone.

Pero las nuevas tecnologías han dado un paso más en la ayuda de facilitar el trabajo diario a las empresas con la creación de un servicio de secretarias virtuales, especialmente orientado para pymes y trabajadores por cuenta propia. Respetando las funciones tradiciones de las secretarias – atención telefónica eficiente y educada junto con la gestión de agenda -, las secretarias virtuales poseen dos novedosas características: ubicuidad múltiple e integración estructural no traumática.

La primera de ellas es, sin duda alguna, la más relevante de cara a la expansión de la propia empresa. Gracias a su disponibilidad virtual, el negocio puede abrir nuevas delegaciones manteniendo la estructura interna inalterada. Es decir, que la parte conceptual de la compañía será exactamente la misma, variando simplemente los trabajadores necesarios para desarrollar el trabajo en cada punto geográfico. El hecho de que se centralice esta tarea genera un importante equilibrio funcional, dado que unifica la gestión del negocio desde la red, permitiendo acceso directo a cada uno de los puntos de trabajo desde la oficina virtual, optimizando y simplificando las tareas pertinentes de cada una de ellos.

La segunda característica influye sobre el plano físico. Por un lado, prescinde de cualquier gasto estructural que la incorporación de una secretaria física implica. Los clientes y empleados agradecerán la no necesidad de realizar cambios de adaptación o molestas obras dentro de la oficina. Por otro lado, los teléfonos sonarán solamente cuando la llamada necesite de su atención. Esto permite una mejor concentración y realización del trabajo, sacándole más partido al horario laboral y acelerando la productividad.

Antes de terminar, no quisiera dejar de pasar por alto una característica más que ofrece este servicio de secretarias virtuales, que es la de la imagen. La primera toma de contacto que los clientes tienen con una empresa suele ser a través del teléfono. El modo en el que sean atendidos influirá de gran manera en la idea de la eficacia de la empresa. Porque la profesionalidad en este campo transmite confianza a quien lo recibe. Gracias a la asequibilidad del servicio de secretarias virtuales en la actualidad, no se puede dejar de lado este importante aspecto por pánico presupuestario. Los resultados compensan con creces el simple esfuerzo realizado.

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