Dicen que cuando quieres que algo se haga bien tienes que hacerlo tú mismo. Esta filosofía de vida ha logrado que más de la mitad de las veces cueste el doble solucionar el entuerto en el que se mete la gente por abordar proyectos ajenos a sus habilidades. Por tanto, contestaría con otro dicho popular: zapatero, a tus zapatos.
En el mundo laboral sucede lo mismo. Especialmente a aquellos profesionales que trabajan como autónomos o ha montado una pyme. Su trabajo es bastante delicado y requiere de toda su concentración y tiempo. El problema es que el universo empresarial está repleto de gestiones intermedias que nada tienen que ver con sus conocimientos y deben hacer un esfuerzo extra para lidiar con temas desconocidos por completo. Una mala organización acaba provocando pérdidas.
Por eso hay que delegar para ganar. Pero eso supone un alto coste para este tipo de profesionales: contratación de personal, formación, ampliación de espacio… Hasta ahora. Gracias a las secretarias online, no es necesario ampliar la plantilla, comprar material adecuado al puesto de trabajo ni enfangarse en obras de adaptación o búsqueda de un nuevo local más grande para acomodar todos estos cambios.
Al contratar este servicio virtual, tendrá a su disposición un experto equipo de secretarias que se encargarán de realizar todo ese trabajo engorroso para el que no se dispone de la formación adecuada para llevar a cabo competentemente.
Delegar no significa incapacidad para acometer tareas; es la mejor manera de optimizar el tiempo y los recursos con eficacia y eficiencia con el fin de plantear el trabajo con coherencia. Las empresas grandes y multinacionales lo saben de sobra. Todas ellas delegan para ganar más en el menor tiempo posible. De esta manera, disponen de una fuerza laboral específica para cada aspecto de su negocio, crean trabajo y se ahorran los costes de mantener una plantilla fija y demasiado numerosa.
El resto de empresas maneja un volumen de negocio menor y se ven obligadas a luchar por sobrevivir. Por eso, deben aprovechar cualquier medio a su alcance que genere un valor añadido en su productividad. Ahora, ¿cómo mejoran las secretarias online el rendimiento del negocio?
Es muy sencillo. En primer lugar, liberan tiempo. Ya no será necesario estar pendiente del teléfono para atender todo tipo de llamadas porque las secretarias se encargarán de filtrar y organizar la agenda del empresario mientras él se dedica a su verdadera función. Y tiempo liberado implica una mayor disponibilidad de tiempo libre en el que descansar para no agotarse el primer día laboral de la semana. Eso desemboca en el segundo aspecto beneficioso de la delegación de tareas: aumenta la motivación de los trabajadores. Exentos de realizar funciones distintas a las que su puesto requiere, notarán un incremento de tranquilidad y una disminución de las tensiones que supone enfrentarse a gestiones desconocidas para ellos. Y eso fomenta su partición y productividad, la tercera ventaja.
Pero esas virtudes no solamente las disfrutarán quienes deleguen para ganar. Al contrario: los clientes, actuales o potenciales, serán también recompensados por ello. En cualquier momento se pueden poner en contacto con nosotros y serán atendidos al momento y de un modo ejemplar. Además, en caso de tener que modificar citas concertadas por motivos extrínsecos, las secretarias virtuales se encargarán de cambiar las fechas por otras que nos sean igualmente de convenientes. Podrán dejar mensajes de devolución de llamada, permitiendo que la comunicación nunca se pierda o desviarán la llamada en caso de urgencia, para que los problemas puntuales puedan ser resueltos en cualquier lugar o circunstancia. Todo ello reunido generará una más que positiva y profesional imagen de marca, la cuarta utilidad de este tipo de servicios.
Pongamos el ejemplo de un niño enfermo. Cuanto más pequeño sea, más duro es para los padres verlo sufrir. Hay dos opciones para sanarlo: hacerlo uno mismo desde casa o llevarlo al hospital. Con la salud no se juega y se delega para curar. O si nos encontramos con la casa inundada por culpa de una rotura de tubería. Delegamos en el fontanero para arreglar. Podemos tener el mejor equipo de fútbol del mundo, que precisamos de un delantero competente y avezado para ganar.
El gran avance de los medios tecnológicos están poniendo servicios antes reservados para poderosas compañías en las manos de los que más necesidad de ellos requieren. El trabajo no debe convertirse en una batalla abierta en múltiples frentes, sino en una competición abierta para todos. Y, si la queremos ganar, lo más inteligente es delegar.
