La división departamental define, en última medida, el tamaño de las empresas. Cuantas más áreas especializadas tengamos, mayor imagen de profundidad daremos. Cuando visitamos el edificio de una empresa grande, veremos que los distintos departamentos necesitan de un mapa zonal para localizarlos. Según el tamaño de la empresa, éstos estarán en diferentes habitaciones, plantas o zonas geográficas.
Las pymes y trabajadores por cuenta propia, por el lado contrario, no disponen de tanto espacio y presupuesto como para diversificar las tareas de sus empleados. Por regla general, se reparte de manera equitativa la realización de determinadas tareas o se acaba delegando su labor en una empresa externa, como puede ser el caso de la gestoría para temas legales.
Obviamente, a mayor número de tareas a realizar al día, menor resultará la efectividad total. Este hecho obliga a las pymes y trabajadores por cuenta propia a tener que trabajar muchas más horas que sus homónimos en las empresas grandes y a no poder abarcar proyectos más importantes y limitar, por tanto, su futurible expansión.
O, al menos, así sucedía hasta nuestra era. Porque la irrupción de las nuevas tecnologías en el mundo empresarial ha supuesto una revolución en cuanto a la manera de trabajar antigua. Gracias a los ordenadores, teléfonos inteligentes e Internet, las empresas emplean las mismas herramientas y medios, homogeneizando los medios y posibilidades cada vez más.
Sin embargo, pese a que estos medios hayan aumentado las posibilidades individuales de los trabajadores, el factor número sigue siendo clave a la hora de acometer determinadas tareas especializadas. Es posible que ya no sean necesarias tantas personas para realizar una función determinada, pero sí que se requiere diversidad humana a la hora de tratar temas variados inherentes al funcionamiento interno de la empresa. Muchas pymes y trabajadores por cuenta propia no pueden permitirse los servicios de una secretaria, un centro de atención al cliente o un abogado por la mera razón de que sus servicios exceden con creces sus limitados presupuestos. Eso sin olvidar que su implementación dentro la empresa requiere o bien una ampliación o una reforma, con su subsiguiente gasto económico.
Ahora, todo eso es historia gracias a los servicios virtuales que se pueden encontrar en la nube.
Las pymes y trabajadores por cuenta propia tienen a su disposición una amplia gama de servicios virtuales con los que hacer de su empresa un negocio más competitivo sin comprometer su presupuesto o beneficio. El acceso a los mismos no requiere más que una conexión a Internet para integrarlos dentro de la plantilla, sin aumentarla ni reducir el espacio.
Uno de los servicios más solicitados es el de secretaria virtual, que se encarga de responder y atender a los clientes con profesionalidad amén de organizar la agenda y otras gestiones típicas de las secretarias físicas. Su contratación libera de esas tareas a los empleados, permitiéndoles concentrarse en su trabajo sin distracciones externas, lo que mejora su eficacia y rendimiento sobremanera.
Pero también podemos contratar a un abogado para todos aquellos documentos legales que necesitemos redactar o consultar. O a un contable, que se encargue de anotar adecuadamente todo el movimiento financiero sin tener que pasarse las horas cuadrando números delante del ordenador. O tal vez un servicio de atención al cliente, que permita atender las dudas o problemas de los clientes. O servicios de diseño gráfico y web para mejorar nuestra imagen corporativa. Si necesitamos viajar con cierta frecuencia, existen servicios virtuales de agencia de viajes. Incluso podemos contar con un departamento de recursos humanos en caso de que las cosas nos vayan bien y podamos expandirnos.
De esta manera, las pymes y trabajadores por cuenta propia pueden tener una estructura de trabajo a su disposición impensable hace algunos años por su complejidad y coste. Un simple ordenador nos permite integrar estos «departamentos» dentro de nuestro negocio con sencillez y eficacia. Es decir, que facilita una capacidad de mejora con agilidad. El coste que supone su empleo es mucho más accesible que si lo hiciéramos a través de personas físicas, con independencia del servicio que escojamos. Pero los resultados que nos aporta su empleo compensan con creces ese gasto inicial a la vez que facilitan la expansión del negocio. Al estar integrados en la red, la ubicación del nuevo negocio va a contar con el mismo servicio gracias a Internet, sin necesidad de contratar a otras personas, en caso de hacerlo con plantilla física.
