Si alguna vez te has preguntado cómo funciona una secretaria online, la respuesta es más sencilla de lo que parece: tu teléfono se desvía a un equipo de secretarias reales que atienden en nombre de tu empresa, toman recados y siguen las instrucciones que tú defines. Así de concreto. Nada de robots, nada de grabaciones.
Qué ocurre desde el momento en que contratas el servicio
El proceso empieza mucho antes de que suene la primera llamada. Cuando confirmas tu protocolo de atención —cómo quieres que te presenten, qué información tomar, a quién avisar— el servicio queda activo en menos de 24 horas. No hay instalaciones, no hay hardware, no necesitas cambiar tu número actual.
Yo Respondo lleva 17 años haciendo esto y gestiona 44.000 llamadas al mes con 15 secretarias reales. Ese rodaje se nota en la forma en que el equipo absorbe tu protocolo desde el primer día, sin un periodo largo de adaptación.
Cómo se gestiona cada llamada en tiempo real
Cuando alguien llama a tu empresa, la llamada llega a las secretarias de Yo Respondo. Ellas responden con el nombre de tu empresa, siguen el guion que has acordado y gestionan la llamada según tus instrucciones: toman un recado, filtran comerciales, informan de tu horario o transfieren la llamada si así lo has pedido.
Después de cada llamada recibes un aviso inmediato por email o SMS con el nombre del interlocutor, el motivo de la llamada y el teléfono de contacto. Tú decides cuándo y cómo devolver la llamada. Ningún cliente se queda sin respuesta, y tú no pierdes el hilo de tu trabajo.
El horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 h. Fuera de ese tramo, el desvío simplemente no actúa: tú decides si lo gestionas directamente o si lo dejas en el buzón de voz.
Qué puedes personalizar en tu protocolo de atención
El protocolo es el documento que convierte a las secretarias en una extensión real de tu equipo. Puedes definir el saludo exacto con el que quieres que respondan, las preguntas que deben hacer a cada tipo de llamada, los contactos a los que avisarte de forma urgente y los comerciales que prefieres filtrar directamente.
Si tienes varios departamentos, distintos tipos de clientes o temporadas con más volumen de llamadas —como ocurre en asesorías en época de declaraciones—, el protocolo se puede ajustar. No es un formulario fijo: es un acuerdo vivo que cambia cuando tú lo necesites.
Esa capacidad de adaptación es precisamente lo que separa a una telesecretaria virtual de un contestador automático o de un buzón de voz. Una persona real entiende el contexto, adapta el tono y toma decisiones en el momento.
Cuánto cuesta y cómo se activa sin complicaciones
Yo Respondo tiene tres planes. El plan de pago por uso cuesta 12 €/mes y cada llamada se cobra a 1,95 €: es el punto de entrada para quien tiene un volumen bajo o imprevisible. El plan PYME, el más elegido, cuesta 58 €/mes e incluye hasta 40 llamadas (el exceso se factura a 1,20 €/llamada). El plan Volumen cuesta 98 €/mes con hasta 80 llamadas incluidas (exceso a 0,99 €).
No hay cuota de alta, ni fianza, ni permanencia. Puedes empezar hoy y cancelar cuando quieras. Ahora mismo está activa una promoción de 4 meses gratis para nuevos clientes. Puedes ver todos los detalles en la página de precios de telesecretaria virtual.
Para sectores con necesidades muy específicas —clínicas que gestionan citas, despachos de abogados que reciben llamadas durante juicios, inmobiliarias que no pueden perder un lead mientras hacen una visita— el servicio funciona exactamente igual, pero el protocolo se adapta a esas particularidades desde el principio.
Cuándo tiene más sentido activar una secretaria online
El momento más habitual es cuando te das cuenta de que estás perdiendo llamadas porque no puedes atenderlas: estás con un cliente, en una reunión, operando, conduciendo. Cada llamada sin respuesta es una oportunidad que no vuelve, especialmente si tu sector es competitivo y el que llama tiene más opciones en el móvil.
También tiene sentido cuando quieres proyectar una imagen más profesional sin contratar una recepcionista en plantilla. Con una secretaria virtual, cualquier empresa pequeña puede presentarse con la misma solidez que una organización mucho mayor, a una fracción del coste.
Si quieres entender qué ocurre con tus llamadas actuales antes de decidir, puedes llamarnos al 900 101 903 (número gratuito) o escribirnos a info@yorespondo.com. El servicio lleva 800 clientes activos que ya tomaron esa decisión: céntrate en tu trabajo, con la tranquilidad de saber que tus llamadas están atendidas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona exactamente una secretaria online?
Una secretaria online recibe las llamadas de tu empresa en tu nombre cuando tú no puedes atenderlas. Las llamadas se desvían a un equipo de personas reales que siguen el protocolo que tú defines: saludan con el nombre de tu empresa, toman el recado y te avisan por email o SMS. Todo ocurre en tiempo real, sin robots ni grabaciones.
¿Cuánto tarda en activarse el servicio de telesecretaria?
El servicio de telesecretaria de Yo Respondo queda activo en menos de 24 horas desde que confirmas tu protocolo de atención. No necesitas instalar nada ni cambiar tu número de teléfono actual. Solo defines cómo quieres que atiendan tus llamadas y el equipo empieza a trabajar en menos de un día.
¿Qué información recibo después de cada llamada?
Después de cada llamada gestionada recibes un aviso por email o SMS con el nombre del interlocutor, el motivo de la llamada y su teléfono de contacto. Así puedes decidir con calma a quién devolver la llamada y en qué orden, sin perder ningún dato relevante ni depender de la memoria de nadie.
¿Puedo personalizar cómo atienden mis llamadas?
Sí. Defines el saludo exacto, las preguntas que deben hacer, los contactos prioritarios y los criterios para filtrar llamadas comerciales. El protocolo es ajustable: si cambia tu situación —más volumen, nuevos servicios, distintos horarios— lo actualizas y las secretarias lo aplican desde ese momento.
¿Cuánto cuesta el servicio de secretaria online de Yo Respondo?
Hay tres planes: pago por uso desde 12 €/mes (1,95 €/llamada), plan PYME a 58 €/mes con 40 llamadas incluidas (el más contratado), y plan Volumen a 98 €/mes con 80 llamadas. Sin alta, sin fianza, sin permanencia. Actualmente hay una promoción de 4 meses gratis para nuevos clientes.