Una secretaria virtual hace lo mismo que una recepcionista presencial: atender las llamadas que entran a tu negocio, identificar al interlocutor, tomar el recado y trasladártelo. La diferencia es que lo hace de forma remota y sin que tengas que contratarla como empleada. Yo Respondo lleva 17 años gestionando esta tarea para pymes y autónomos que no pueden —ni quieren— perderse ninguna llamada.
Las tareas principales de una secretaria virtual
La función central es la atención telefónica en nombre de tu empresa. Cuando un cliente llama, una secretaria real descuelga el teléfono con el saludo que tú hayas definido. Pregunta en qué puede ayudar, escucha el motivo de la llamada y actúa según el protocolo que acordaste al contratar el servicio.
A partir de ahí, las tareas concretas dependen de lo que necesites. Las más habituales son:
- Tomar recados y enviártelos por correo electrónico, SMS o WhatsApp.
- Filtrar llamadas: distinguir entre un cliente real, un proveedor y una llamada comercial.
- Transferirte la llamada en directo si así lo has indicado y estás disponible.
- Gestionar la agenda y fijar citas según tu disponibilidad.
- Dar información básica sobre tu negocio (horario, dirección, servicios).
Todo esto ocurre de lunes a viernes, de 8:00 a 20:00 h, sin que tengas que estar pendiente del teléfono.
Cómo funciona el protocolo de atención
Antes de que el servicio arranque, defines el protocolo: cómo quieres que se presente la secretaria, qué información puede dar, cuándo debe transferirte la llamada y cuándo simplemente tomar el recado. Ese protocolo es tuyo y puedes ajustarlo cuando quieras.
La secretaria virtual trabaja siempre dentro de ese guion. No improvisa ni da información que no le hayas autorizado. Si surge una situación que no está contemplada, toma el recado y te lo traslada para que seas tú quien responda.
Este modelo funciona porque la persona que atiende conoce tu protocolo y representa tu imagen, no la de un call center genérico. Quien llama no sabe que está hablando con un servicio externo: percibe una atención profesional y personalizada.
Qué diferencia a una secretaria virtual de un contestador automático
Un contestador reproduce un mensaje pregrabado. La persona que llama escucha una grabación, deja un mensaje de voz si quiere y cuelga. Muchos cuelgan sin dejar nada.
Una secretaria virtual es una persona real que escucha, responde preguntas y resuelve dudas en el momento. Esa diferencia se nota en la imagen que proyecta tu negocio y en cuántos contactos acaban convirtiéndose en clientes.
El filtrado de llamadas comerciales es otro punto donde la ventaja es clara. Un contestador no puede distinguir un lead real de una llamada de telemarketing. Una secretaria sí, y te evita interrupciones innecesarias.
Para qué tipo de negocio tiene más sentido
La telesecretaria virtual encaja especialmente bien cuando no puedes atender el teléfono mientras trabajas: un abogado en sala, un médico en consulta, un autónomo en obra o un agente inmobiliario en una visita. El teléfono sigue funcionando aunque tú no puedas cogerlo.
Las clínicas y consultas médicas la usan para gestionar citas sin interrumpir la atención al paciente. Los despachos de abogados, para mantener la imagen profesional cuando están en reuniones o juicios. Las asesorías, para absorber los picos de llamadas en campaña sin contratar personal temporal.
También hay autónomos que simplemente no quieren estar al teléfono durante toda la jornada. Delegar esa tarea les permite concentrarse en lo que saben hacer, con la tranquilidad de que ninguna llamada se queda sin respuesta.
Cuánto cuesta y cómo se contrata
El precio de la telesecretaria virtual en Yo Respondo parte de 12 €/mes con el plan de pago por uso (1,95 €/llamada). El plan más contratado es el PYME: 58 €/mes para hasta 40 llamadas, con exceso a 1,20 €/llamada. Si el volumen es mayor, el plan Volumen cubre hasta 80 llamadas por 98 €/mes.
No hay cuota de alta, ni fianza, ni permanencia. El servicio se activa en menos de 24 horas desde que confirmas tu protocolo. Puedes empezar con el plan más básico y cambiar cuando lo necesites.
Para ver todos los detalles o empezar hoy mismo, puedes llamar al 900 101 903 (gratuito) o escribir a info@yorespondo.com. Ahora mismo hay una promoción activa de 4 meses gratis.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace exactamente una secretaria virtual?
Una secretaria virtual atiende las llamadas que entran a tu negocio en tu nombre, toma recados, filtra llamadas comerciales, gestiona citas según tu agenda y transfiere llamadas cuando tú lo indicas. Trabaja siguiendo el protocolo que tú defines y representa la imagen de tu empresa ante cada persona que llama.
¿Una secretaria virtual es una persona real o un sistema automático?
Depende del servicio. Yo Respondo trabaja con 15 secretarias reales, sin grabaciones ni sistemas de IA. La persona que llama a tu negocio habla con una profesional que conoce tu protocolo y responde en tiempo real, igual que lo haría una recepcionista en tu propia oficina.
¿Puede una secretaria virtual gestionar mi agenda y fijar citas?
Sí. La gestión de agenda es una de las funciones habituales de una secretaria virtual. La secretaria accede a tu disponibilidad, fija citas según los criterios que hayas definido y te informa de cada reserva. Es especialmente útil para clínicas, consultas médicas y cualquier negocio que trabaje con citas previas.
¿Cuánto cuesta contratar una secretaria virtual?
Yo Respondo ofrece telesecretaría virtual desde 12 €/mes con el plan de pago por uso. El plan PYME, el más contratado, cuesta 58 €/mes e incluye hasta 40 llamadas. No hay cuota de alta ni permanencia, y el servicio se activa en menos de 24 horas desde que confirmas tu protocolo.
¿En qué se diferencia una secretaria virtual de un call center?
Un call center suele gestionar grandes volúmenes de llamadas con agentes que atienden múltiples empresas de forma impersonal. Una secretaria virtual trabaja con un protocolo personalizado para tu negocio, lo que permite una atención más cercana y coherente con tu imagen de marca. La percepción del cliente que llama es muy distinta en uno y otro caso.