Perder una llamada cuando estás atendiendo a un cliente o en mitad de una reunión es algo que ocurre a diario en miles de negocios. La pregunta no es si pasa, sino qué haces para evitar que esa llamada perdida se convierta en un cliente perdido. Desde Yo Respondo llevamos 17 años viendo cómo profesionales y pymes resuelven exactamente este problema.
Por qué las llamadas perdidas cuestan más de lo que parece
Cuando alguien llama a tu negocio y no le cogen el teléfono, la mayoría no vuelve a llamar: busca en Google y llama al siguiente. Así de sencillo y así de duro. No necesitas cifras para saberlo; probablemente tú mismo lo haces cuando llamas a un proveedor y no te atienden.
El problema se agrava porque las llamadas más importantes suelen llegar en los peores momentos: cuando estás con un cliente presencial, en una visita, en una reunión o metido en un trabajo que no puedes interrumpir. Son exactamente esas llamadas las que menos puedes permitirte perder.
Un contestador automático tampoco resuelve nada. Genera la sensación de que la empresa está desatendida, y la mayoría de las personas cuelga sin dejar mensaje. Necesitas una persona real al otro lado para que quien llama sienta que su llamada importa.
Las opciones que existen para no perder llamadas en tu negocio
Hay varias formas de abordar este problema, cada una con sus ventajas y sus limitaciones. Conocerlas te ayuda a elegir la que encaja con tu situación real.
Desvío a tu móvil personal. Es la opción más básica. El problema: acabas atendiendo llamadas a cualquier hora, mezclas lo personal con lo profesional y sigues sin poder atender cuando estás ocupado. No soluciona el problema de fondo.
Contratar una recepcionista. Ideal si el volumen lo justifica, pero implica nómina, Seguridad Social, vacaciones, bajas y un coste fijo mensual elevado. Para una pyme pequeña o un autónomo, no es una opción realista en la mayoría de los casos.
Contestador automático o centralita con locución. Filtra llamadas en horario no laboral, pero en horario de trabajo deja a quien llama con una grabación. La imagen profesional cae y, como ya se ha dicho, muy pocos dejan mensaje.
Servicio de telesecretaría virtual. Tus llamadas se desvían a un equipo de secretarias reales que atienden en tu nombre, con el protocolo que tú defines. Quien llama habla con una persona, no con una máquina. El recado o la información llega a ti por el canal que prefieras.
Cómo funciona el desvío de llamadas con una telesecretaría
El funcionamiento es más sencillo de lo que parece. Configuras el desvío de llamadas en tu teléfono —algo que se hace en pocos minutos desde cualquier móvil o centralita— y las llamadas que no puedes atender llegan a las secretarias de Yo Respondo.
Puedes activar el desvío siempre, solo cuando comunica o solo cuando no contestas al cabo de cierto número de tonos. Tú decides cuándo y cómo. Las secretarias atienden la llamada con el nombre de tu empresa y el protocolo que hayas acordado: tomar recados, dar información básica, gestionar citas si usas el servicio de gestión de agenda, o filtrar comerciales.
Después de cada llamada recibes un aviso por email, SMS o WhatsApp, según prefieras, con el nombre de quien llamó, el motivo y el teléfono de contacto. Puedes devolver la llamada cuando hayas terminado con tu cliente o tu reunión, con toda la información delante.
El servicio de Yo Respondo está activo de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 h, cubre cualquier empresa de toda España y puede estar operativo en menos de 24 horas desde que confirmas tu protocolo.
Qué protocolo definir para que tus llamadas queden bien atendidas
El protocolo es lo que hace que el servicio funcione bien desde el primer día. No hace falta que sea complicado; en la mayoría de los casos, unas pocas instrucciones son suficientes.
Lo mínimo que debes definir: cómo quieres que saluden al contestar (nombre de la empresa, nombre comercial, frase de bienvenida), qué información pueden dar a quien llama, qué tipo de llamadas deben pasarte urgente y qué tipo de recados basta con que te envíen por mensaje.
Si eres abogado, por ejemplo, puede interesarte que las secretarias identifiquen si la llamada es de un cliente actual o de uno potencial, y que gestionen las urgencias de otra forma. Si tienes una clínica, probablemente quieras que puedan dar cita directamente. Cada caso tiene su lógica, y el protocolo se adapta a ella.
Una telesecretaría virtual bien configurada actúa como una extensión real de tu empresa, no como un servicio genérico de recepción de mensajes.
Cuánto cuesta no perder llamadas con este sistema
Yo Respondo tiene tres planes sin cuota de alta, sin fianza y sin permanencia. El plan de pago por uso cuesta 12 €/mes y cobra 1,95 € por llamada atendida: es el más adecuado si recibes pocas llamadas o quieres empezar sin compromiso. El plan PYME, el más elegido, cuesta 58 €/mes e incluye hasta 40 llamadas al mes (exceso a 1,20 ��/llamada). El plan Volumen cuesta 98 €/mes con hasta 80 llamadas incluidas (exceso a 0,99 €).
Puesto al lado del coste de una recepcionista —nómina, seguridad social, espacio físico— o del coste real de perder clientes potenciales, los números hablan solos. Puedes consultar todos los detalles en la página de precios de telesecretaría virtual.
Empieza a atender todas tus llamadas sin cambiar cómo trabajas
No necesitas cambiar tu forma de trabajar ni instalar ningún software. Solo necesitas configurar un desvío de llamadas, definir un protocolo sencillo con el equipo de Yo Respondo, y en menos de 24 horas tus llamadas ya tienen respuesta humana aunque estés con un cliente, en una visita o en una reunión.
Si quieres comprobarlo sin riesgo, el equipo está disponible en el 900 101 903 (gratuito) o por WhatsApp en el +34 630 368 181. Sin permanencia, sin letra pequeña.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo evitar perder llamadas cuando estoy atendiendo a un cliente?
La forma más efectiva de no perder llamadas cuando estás ocupado es activar un desvío de llamadas a un servicio de telesecretaría virtual. Así, una secretaria real atiende la llamada en nombre de tu empresa, toma el recado o da la información que hayas indicado, y tú recibes un aviso cuando termines. No pierdes la llamada ni interrumpes lo que estás haciendo.
¿Qué diferencia hay entre un contestador automático y una telesecretaría virtual?
Un contestador automático reproduce una grabación y muy pocas personas dejan mensaje. Una telesecretaría virtual conecta a quien llama con una persona real que atiende en nombre de tu empresa, sigue tu protocolo y transmite la información al momento. La experiencia para quien llama es completamente diferente: siente que ha hablado con alguien, no con una máquina.
¿Cuánto cuesta un servicio de telesecretaría virtual para no perder llamadas?
Yo Respondo ofrece tres planes: pago por uso desde 12 €/mes (1,95 €/llamada), plan PYME a 58 €/mes con 40 llamadas incluidas, y plan Volumen a 98 €/mes con 80 llamadas. Ningún plan tiene cuota de alta, fianza ni permanencia. El plan PYME es el más elegido por pymes y autónomos con un volumen de llamadas moderado.
¿En cuánto tiempo puedo tener el servicio activo para atender mis llamadas?
El servicio de telesecretaría de Yo Respondo puede estar operativo en menos de 24 horas desde que confirmas el protocolo de atención. Solo necesitas definir cómo quieres que atiendan tus llamadas y configurar el desvío en tu teléfono, algo que se hace en minutos. No hay instalaciones ni procesos complicados.
¿Puedo usar una telesecretaría virtual si soy autónomo y trabajo solo?
Sí, es una de las situaciones más habituales. Un autónomo no puede contratar una recepcionista, pero tampoco puede atender el teléfono mientras trabaja con un cliente. La telesecretaría virtual cubre ese hueco: tus llamadas las atiende una persona real en tu nombre, con el protocolo que tú defines, desde 12 €/mes y sin ningún tipo de permanencia.