Secretaria virtual: la mejor ayuda para ganar competitividad

En los últimos tiempos, se ha puesto de moda el DIY (Do It Yourself – Hazlo tú mismo). Desde montar los muebles del Ikea hasta los programas de bricolaje que llenan la parrilla televisiva. Ya no es necesario tener conocimientos de programación o de diseño para hacer una página web o blog personal. Las impresoras 3D anuncian que se podrán imprimir edificios enteros en breve. Y hasta cocinar se ha vuelto una actividad sencilla para aquellos que se manejaban a base de latas y microondas.

Esta tendencia al individualismo se ve reflejada en el trabajo. Cada vez es más raro encontrarse con equipos que realicen tareas diferenciadas. Los empleados tienen mayor autonomía y responsabilidad, pudiendo hacer cada uno el trabajo de otro. Eso supone un menor gasto en contratación y un aumento en la carga de trabajo de los empleados. Además, cuanto menos tengan que depender de otras personas para cumplimentar su tarea, más cómodos se sienten.

El problema que esto supone es que se crea la conciencia personal de que “si lo hago yo, acabo antes”.  Este tipo de pensamiento es bastante común en empresas en las que, por culpa de un error ajeno, se han visto obligados a buscar y revisar durante horas la causa del problema. El tiempo que lleva localizarlo suele ser largo y, después, hay que repararlo y cruzar los dedos para no aparezca un nuevo fallo, o el proceso empezará desde cero de nuevo. Para evitar estas ralentizaciones del resultado, se elimina el mayor número de eslabones en la cadena para tener una visión más concreta y periférica de la labor a realizar.

Esta desconfianza hace que tengamos la seguridad de santo Tomás: tengo que verlo y tocarlo para creerlo. Por esa razón, vemos como gasto superfluo la contratación de personas que puedan hacer un trabajo que, a priori, no plantea ninguna dificultad. Además, en el caso de pymes y trabajadores por cuenta propia, lo normal es especializarse en mil tareas diversas por falta de personal.

Pero… ¿realmente se ahorra dinero? Si hablamos de una labor mecánica, la respuesta no puede ser más que afirmativa. Tardaremos más tiempo que con la ayuda de otra persona, pero podremos avanzar en nuestro trabajo. No obstante, cuando se intenta abarcar otro tipo de actividades no relacionadas directamente con nuestro trabajo, se produce el curioso efecto de andar en círculos en lugar de en línea recta.

Veamos un ejemplo relacionado con las pymes y autónomos: realizar las gestiones típicas de una secretaria ellos mismos. ¿Qué tiempo emplean al día atendiendo las llamadas telefónicas? Podríamos decir, sin miedo a exagerar, que la mitad del mismo. ¿Y realizando gestiones de oficina? ¿Y ordenando la agenda? Todas estas tareas se transforman en distracciones, en ladrones  de tiempo que acaban ralentizando el desarrollo del trabajo. Y, aún peor, hacen perder el hilo de la planificación. Se olvidan reuniones, llamadas importantes a realizar o devolver, la fecha para entregar los proyectos o realizar pagos estatales…

El caso es que, si miramos al resto del mercado, observaremos que ese problema es algo habitual entre los pequeños y medianos empresarios, por lo que se resta importancia en lugar de observar la ventaja competitiva que esta situación ofrece: restar tiempo.

Actualmente, existe un servicio de secretarias virtuales para pymes y autónomos que liberan de esas tareas a los trabajadores, permitiéndoles concentrarse en su función principal y agilizar la marcha de la misma. Ese tiempo desaprovechado en otro tipo de actividades se podrá emplear sin interrupciones y alcanzar la necesaria constancia que lleva a la virtud. Al acortar los plazos de trabajo, podremos abarcar más clientes en lugar de gestiones, reportando de esta manera más beneficios al negocio. Es decir, que al delegar funciones externas, obtenemos una poderosa ventaja competitiva contra la competencia. La gente quiere un trabajo bien hecho y lo antes posible. A menos que se produzca vino, envejecer el producto no resulta provechoso.

Las secretarias virtuales, además, no suponen un gasto inasequible para los bolsillos de estos profesionales. Al no requerir inversión en productos o espacio en la oficina – ni obras o reformas – se dispone de este servicio de manera inmediata por un bajo precio.

Pero no pensemos que ésa es su única ventaja. Al contrario; generan otro tipo de valores incalculables para el negocio. En primer lugar, una atención profesional y educada para los clientes. A nadie le gusta esperar por una respuesta, escuchar teléfonos comunicando o ser atendidos con prisas. Esto repercute en una imagen seria y competente de nuestra actividad laboral. Por otro lado, dejaremos de tener una agenda llena de notas y de post-it para disponer de un plan de trabajo semanal, mensual o anual limpio y pulcro.

El servicio de secretarias virtuales ordena nuestra agenda y atiende a nuestros clientes mientras nos dedicamos a trabajar con claridad y tranquilidad. Nuestro negocio será reconocido como eficaz y nos elevará sobre la competencia gracias a una estrategia organizativa equilibrada y competente. Valorarán lo que hacemos y no todo lo que podemos hacer. Al fin y al cabo, no hacemos este tipo de cosas para impresionar, sino para satisfacer las necesidades de los clientes.

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