La comparativa entre telesecretaria y secretaria interna tiene una respuesta bastante clara para la mayoría de pymes y autónomos en España: externalizar la atención telefónica cuesta menos, no genera cargas laborales y garantiza que el teléfono siempre lo atienda una persona real. Lo vemos cada día con los más de 800 clientes que gestionamos en Yo Respondo.
Qué significa tener una secretaria interna: costes reales y obligaciones
Contratar a una recepcionista o secretaria en plantilla implica mucho más que su salario. Hay que sumar la Seguridad Social, las pagas extraordinarias, las vacaciones, las bajas por enfermedad y la formación. Todo eso antes de que atienda ni una sola llamada.
Un puesto de administrativo a jornada completa en España ronda los 20.000-25.000 euros anuales en coste total para la empresa, según los convenios colectivos de oficinas y despachos. Y si la persona falta, el teléfono no se atiende: no hay plan B automático.
Hay otro coste que se suele ignorar: una secretaria interna dedica buena parte de su jornada a tareas que no son atención telefónica. Las llamadas son una fracción de su tiempo, pero el coste es el de una jornada completa.
Para una pyme pequeña o un autónomo, ese gasto no tiene sentido cuando el volumen de llamadas no justifica un puesto fijo. Pero perder una llamada puede costar un cliente, y eso también tiene un precio.
Cuánto cuesta una telesecretaria virtual frente a una secretaria propia
El servicio de telesecretaria virtual de Yo Respondo tiene tres planes. El más básico, pago por uso, parte de 12 €/mes (más 1,95 € por llamada). El plan PYME —el más contratado— cuesta 58 €/mes e incluye hasta 40 llamadas; el exceso se factura a 1,20 € por llamada. El plan Volumen sube a 98 €/mes con hasta 80 llamadas.
La diferencia con una secretaria interna es enorme. No hay cuota de alta, no hay fianza y no hay permanencia. Si un mes trabajas menos, pagas menos. Si tienes un pico puntual de llamadas, lo cubres sin contratar a nadie.
Consulta todos los detalles en la página de precio de la telesecretaria virtual para ver qué plan encaja con tu volumen real de llamadas.
Qué ganas con una telesecretaria que no consigues con una secretaria propia
Lo primero es la disponibilidad garantizada. Con 15 secretarias reales atendiendo llamadas de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 h, ninguna llamada queda sin respuesta por una baja, unas vacaciones o un momento de saturación. El equipo absorbe los picos sin que notes nada.
Lo segundo es la velocidad de activación. El servicio está operativo en menos de 24 horas desde que confirmas tu protocolo. Sin semanas de adaptación, sin proceso de selección, sin contratos laborales que firmar.
Lo tercero es la imagen que proyectas. Las secretarias conocen tu protocolo, atienden en nombre de tu empresa y siguen exactamente las instrucciones que tú defines: qué decir, qué preguntar, a quién pasar la llamada y qué recados tomar. El cliente que llama no sabe —ni necesita saber— que hay externalización de por medio.
Lo cuarto es la flexibilidad real. Puedes cambiar tu protocolo cuando cambia tu negocio, ampliar el servicio en temporada alta y ajustarlo en temporada baja. Sin negociaciones, sin revisiones salariales, sin ERTEs.
Cuándo sí tiene sentido una secretaria interna
Hay que ser honestos aquí. Una secretaria en plantilla tiene sentido cuando el volumen de trabajo presencial es muy alto y las llamadas son solo una parte de un rol más amplio: gestión de documentación, atención en recepción física, coordinación interna intensiva.
Si tu negocio recibe muchas visitas presenciales y necesitas a alguien que físicamente esté en la oficina haciendo varias cosas a la vez, la telesecretaria no sustituye ese perfil. Pero si lo que principalmente necesitas es que el teléfono lo atienda siempre una persona real, sin pagar por una jornada completa, la ecuación cambia completamente.
La mayoría de las pymes y autónomos que llegan a Yo Respondo no necesitan una recepcionista física. Necesitan que sus llamadas estén atendidas de forma profesional mientras ellos trabajan, hacen visitas o están en reuniones. Eso es exactamente lo que hace una telesecretaria virtual.
Qué dicen los sectores que más lo usan
Clínicas y consultas médicas pierden pacientes cuando el teléfono comunica o nadie lo coge a primera hora. Con una telesecretaria para clínicas, la agenda se gestiona desde las 8:00 h y ninguna llamada se va sin respuesta.
Los abogados están en juicios, en reuniones o redactando escritos la mayor parte del día. La llamada de un cliente nuevo que no encuentra respuesta busca otro despacho. La telesecretaria filtra, toma el recado y avisa cuando el letrado está disponible.
Los autónomos son los que más sufren esta tensión: o trabajan o atienden el teléfono, pero no pueden hacer las dos cosas a la vez. Contratar una recepcionista es inviable económicamente. La telesecretaria resuelve exactamente eso por menos de lo que cuesta una cuota de autónomo al mes en el plan más básico.
Cómo funciona el traspaso: del caos telefónico al orden en menos de 24 horas
El proceso es directo. Defines tu protocolo: cómo quieres que se presenten, qué información tienen que pedir, qué llamadas se te pasan directamente y cuáles se apuntan como recado. Ese protocolo lo trabajamos contigo antes de empezar.
En menos de 24 horas el servicio está activo. Desvías tu línea actual a la telesecretaria o usas un número local en tu provincia que Yo Respondo pone a tu disposición. A partir de ahí, tus llamadas las atiende una persona real con el nombre de tu empresa.
No hay periodo de prueba incómodo ni formación prolongada. El equipo tiene experiencia con distintos sectores y protocolos, y los ajustes se hacen sobre la marcha si algo no funciona exactamente como esperabas.
Telesecretaria o secretaria interna: qué elegir según tu situación
Si tu empresa tiene menos de 10 empleados, eres autónomo o profesional liberal, y las llamadas son tu principal canal de entrada de clientes, la telesecretaria virtual cubre lo que necesitas a una fracción del coste de una persona en plantilla.
Si ya tienes una secretaria interna y hay horas del día sin cobertura (comidas, tardes, ausencias), la telesecretaria funciona como refuerzo sin duplicar costes fijos. Las dos opciones se pueden combinar sin problema.
Puedes probar el servicio sin riesgo: sin alta, sin permanencia, sin fianza. Con la promoción actual tienes 4 meses gratis para comprobar si encaja con tu negocio. Llama al 900 101 903 (gratuito) o escribe a info@yorespondo.com si prefieres que te expliquen los detalles antes de decidir.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia una telesecretaria de una secretaria interna?
Una telesecretaria virtual atiende las llamadas de tu empresa de forma remota, con personal real, sin que tengas que contratarla en plantilla. No genera costes laborales fijos (Seguridad Social, vacaciones, bajas), se activa en menos de 24 horas y no exige permanencia. Una secretaria interna es una empleada con todos los derechos y costes que eso implica, útil cuando necesitas presencia física continua en la oficina.
¿Cuánto cuesta una telesecretaria virtual frente a contratar a una secretaria?
Una telesecretaria virtual de Yo Respondo parte de 12 €/mes en el plan de pago por uso, y el plan más contratado (PYME, 40 llamadas) cuesta 58 €/mes. Una secretaria interna a jornada completa supone un coste total para la empresa que puede superar fácilmente los 20.000 euros anuales entre salario y cargas sociales, además de los costes indirectos de gestión.
¿Una telesecretaria puede atender las llamadas con el nombre de mi empresa?
Sí. Las secretarias de Yo Respondo atienden cada llamada siguiendo el protocolo que tú defines: se presentan con el nombre de tu empresa, preguntan lo que tú indiques y toman los recados que necesitas. El cliente que llama no percibe diferencia respecto a una recepcionista interna. Llevan 17 años haciéndolo para más de 800 clientes activos.
¿Qué pasa si mi secretaria interna está de baja o de vacaciones?
Con una secretaria interna, si está de baja o de vacaciones, el teléfono se queda sin atender salvo que contrates un sustituto o lo asumas tú mismo. Con una telesecretaria virtual como la de Yo Respondo, el servicio lo prestan 15 secretarias reales: si una no está disponible, otra coge la llamada. No hay días sin cobertura ni necesidad de gestionar sustituciones.
¿Puedo combinar una secretaria interna con una telesecretaria virtual?
Sí, es una combinación habitual. La telesecretaria cubre los horarios en que la secretaria interna no está disponible: el mediodía, la tarde, los días de ausencia o los momentos de saturación. De esta forma mantienes la presencia física cuando la necesitas y garantizas cobertura telefónica completa de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 h sin añadir personal fijo.