Centralita virtual o telesecretaria: cuál necesitas

La diferencia es simple: una centralita virtual reparte las llamadas con reglas automáticas, y una telesecretaria pone a una persona a contestarlas en nombre de tu empresa. Una es una herramienta; la otra, un servicio de personas. Por eso la pregunta útil no es cuál es mejor, sino cuál resuelve tu problema: ¿te falta repartir llamadas entre varias personas, o te falta alguien que las coja?

Lo decimos desde el lado de la telesecretaria, así que lo decimos también claro: en Yo Respondo no vendemos centralitas, y hay casos en los que una centralita es justo lo que necesitas. Esta comparativa compara categorías, no marcas, y te dice dónde gana cada una.

Qué es una centralita virtual

Es un sistema telefónico por internet que recibe las llamadas de tu empresa y las reparte según reglas: menú de opciones, extensiones, colas, desvíos por horario. No hay equipo en tu oficina, se gestiona desde una web o una aplicación y sirve a un equipo que ya atiende llamadas. La explicación completa está en nuestra guía de centralita virtual.

Qué es una telesecretaria

Es un servicio de secretarias reales que contestan el teléfono de tu empresa con tu nombre. Siguen el protocolo que tú defines: cómo saludar, qué preguntar, qué hacer con cada tipo de llamada. Toman recados, filtran las llamadas comerciales, pasan las urgencias a tu móvil y te envían un aviso después de cada llamada con el nombre, el teléfono, el motivo, el mensaje, la hora y la duración. No hay menús de opciones.

Yo Respondo funciona así desde 2007, con un equipo de quince secretarias y 800 clientes activos.

Comparativa por categorías

Categoría	Centralita virtual	Telesecretaria
Qué hace con la llamada	La reparte según reglas	La contesta una persona
Quién contesta	Alguien de tu equipo, si hay	Una secretaria, con el nombre de tu empresa
Si nadie está libre	Buzón de voz, desvío o se pierde	La atiende igual
Filtrar llamadas comerciales	No distingue una de otra	Las descarta según tu protocolo
Tomar un recado	Un audio en el buzón	Un mensaje escrito con nombre, teléfono y motivo
Pasar una urgencia	A la extensión que marque la regla	A tu móvil, si el protocolo lo indica
Llamadas entre empleados	Sí, con extensiones internas	No es su función
Menú de opciones	Sí	No: contesta una persona
Horario	El que configures	Lunes a viernes, de 8:00 a 20:00 h
Puesta en marcha	Configurar extensiones, reglas y dispositivos	Confirmar el protocolo; se activa en menos de 24 horas
Coste	Suele depender de extensiones, funciones y plan	Desde 12 € al mes, más 1,95 € por llamada atendida; 4 meses gratis
Para quién es más útil	Empresas con equipo que atiende llamadas	Quien no puede atender, o no quiere, cada llamada

Dos filas merecen una aclaración. En horario, una centralita funciona a cualquier hora porque es un sistema, pero lo que hace a cualquier hora es repartir, no atender. Y en llamadas entre empleados, la centralita gana sin discusión: si necesitas extensiones internas y pasarte llamadas entre compañeros, eso es lo suyo.

Cuándo basta con una centralita virtual

Te basta una centralita si ya hay personas que atienden el teléfono y lo que necesitas es ordenarlo. Por ejemplo:

Una empresa con varios departamentos, donde cada llamada tiene que llegar a quien corresponde.
Una oficina con recepción, que quiere pasar llamadas con comodidad.
Un equipo repartido entre sedes o teletrabajando, que comparte un solo número.

Siempre que la dificultad sea repartir, la centralita lo hace bien.

Cuándo no te basta

La centralita deja de ser suficiente cuando el problema no es el reparto, sino que no hay nadie disponible:

Trabajas solo y estás con un cliente, en una obra o en una consulta cuando suena el teléfono.
Tienes un equipo pequeño y todos estáis ocupados a la vez.
Recibes muchas llamadas comerciales que te interrumpen.
Quieres que quien llame sea atendido con el nombre de tu empresa, no con un menú.

Un ejemplo: un fisioterapeuta con un paciente en la camilla no puede coger el teléfono. Una centralita bien configurada hace sonar su móvil, que no puede coger. Una secretaria contesta, apunta que quien llama quiere cambiar su cita y se lo deja anotado en el aviso. Lo mismo vale para un despacho en plena reunión o un taller con las manos en un motor.

Cuándo necesitas las dos

La combinación es habitual, y es la que mejor funciona en equipos medianos. La centralita reparte entre tu equipo; cuando nadie contesta, o fuera de la jornada, desvía la llamada a Yo Respondo. Una secretaria la atiende, la filtra y te deja el recado. Así la llamada no se pierde y tu equipo no tiene que dejar lo que está haciendo.

Se configura en la propia centralita, con una regla de reserva hacia el número que te asignamos. No tienes que cambiar nada más.

Quién gana en imagen de marca

Un menú de opciones es neutro en el mejor caso y molesto en el peor, sobre todo para quien llama por primera vez. Una persona que contesta con el nombre de tu empresa y toma nota de lo que necesita transmite atención desde el primer segundo. En sectores donde pesa la primera impresión, como una clínica, un despacho de abogados o una inmobiliaria, se nota. No es un argumento para quitar tu centralita: es un argumento para poner personas donde el cliente espera una.

El coste, sin cifras que no podamos garantizar

Una centralita suele cobrarse por extensiones, funciones y plan, y varía según el proveedor, así que no ponemos cifras ajenas. Lo nuestro sí lo puedes ver entero en precios: tres planes, sin permanencia, sin cuota de alta y sin fianza. El plan de pago por uso cuesta 12 € al mes, sin mínimo, más 1,95 € por llamada; el plan PYME, 58 € al mes con hasta 40 llamadas; y el plan Volumen, 98 € al mes con hasta 80 (IVA no incluido). Los 4 primeros meses son gratis en cualquiera: durante ellos no pagas cuota, llamadas ni extras (no se incluye lo que cobre tu operador por el desvío).

Nuestro servicio va más allá

Nuestro servicio va más allá: no solo reenvía la llamada, la filtramos, la contestamos y anotamos el mensaje. Esa es la diferencia de fondo. Una centralita te lleva la llamada hasta la puerta. Nosotros abrimos, atendemos a quien llama y te contamos después qué quería.

Las secretarias atienden de lunes a viernes, de 8:00 a 20:00 h, excepto festivos nacionales. Fuera de ese horario salta un buzón de voz propio, personalizado y gratuito que informa del horario y permite dejar un mensaje, y te enviamos los mensajes grabados; también puedes desactivar el desvío o dirigirlo a tu móvil o a tu centralita.

Dramatización, no una llamada real.

Leer la transcripción

Lo habitual en una centralita es repartir la llamada: pulsa uno, pulsa dos, te paso con…

Pero si nadie puede cogerla, la llamada se queda sin atender.

Nuestro servicio va más allá: no solo reenvía la llamada. La contesta una secretaria, con el nombre de tu empresa.

Filtra lo que no interesa, anota el recado y te pasa lo urgente.

No tienes que montar nada: desvías tu número al que te asignamos.

De lunes a viernes, de ocho de la mañana a ocho de la tarde.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una centralita virtual y una telesecretaria?

La centralita virtual es un sistema automático que reparte las llamadas entre extensiones según reglas; la telesecretaria es un servicio de personas que contestan en nombre de tu empresa. La primera organiza el tráfico de llamadas, la segunda atiende a quien llama.

¿Puede una centralita virtual sustituir a una secretaria?

No cuando lo que necesitas es que alguien conteste. Una centralita no mantiene una conversación, no toma un recado con sentido ni distingue una llamada comercial de la de un cliente. Si nadie la coge, la llamada acaba en un buzón.

¿Puedo tener centralita virtual y telesecretaria a la vez?

Sí, y es una combinación habitual. La centralita reparte entre tu equipo y desvía a Yo Respondo las llamadas que nadie contesta o las que llegan fuera de horario.

¿Cuánto cuesta una telesecretaria frente a una centralita?

La telesecretaria de Yo Respondo empieza en 12 € al mes con el plan de pago por uso, más 1,95 € por llamada atendida, y los 4 primeros meses son gratis: durante ellos no pagas cuota, llamadas ni extras (no se incluye lo que cobre tu operador por el desvío). El precio de una centralita depende del proveedor, de las extensiones y de las funciones, por lo que conviene pedir presupuesto.

¿Qué conviene a un autónomo, una centralita o una telesecretaria?

Para un autónomo que trabaja solo, lo habitual es que necesite que alguien conteste, no repartir llamadas, por lo que una telesecretaria le resuelve más. Si tiene un pequeño equipo que ya atiende, la centralita puede ayudar a ordenarlo.

¿La telesecretaria atiende las 24 horas?

No. Las secretarias de Yo Respondo atienden de lunes a viernes, de 8:00 a 20:00 h. Fuera de ese horario salta un buzón de voz propio, personalizado y gratuito que informa del horario y permite dejar un mensaje, y te enviamos los mensajes grabados; también puedes desactivar el desvío o dirigir la llamada a tu móvil o a tu centralita.