Contratar una telesecretaria virtual es más fácil y más rápido de lo que la mayoría espera. No requiere instalación de hardware, no necesita formación técnica, no implica trámites laborales.
Desde que confirmas tu protocolo, el servicio queda activo en menos de 24 horas. Esta guía explica cada paso para que sepas qué preparar y qué esperar.
Paso 1: Define qué necesitas cubrir
Antes de contratar, clarifica qué función va a tener la telesecretaria en tu negocio. Las preguntas clave:
¿Cuántas llamadas recibes al mes?
Una estimación aproximada te ayuda a elegir el plan. Con unas 23 llamadas al mes o menos, el pago por uso sale más barato; a partir de ahí, un plan con llamadas incluidas reduce el coste.
¿En qué horario necesitas cobertura?
Yo Respondo atiende de lunes a viernes, de 8:00 a 20:00 h, excepto festivos nacionales. Fuera de ese horario no hay secretaria al teléfono, pero salta un buzón de voz propio, personalizado y gratuito que informa del horario y permite dejar un mensaje, y te enviamos los mensajes grabados; si prefieres, puedes desactivar el desvío o dirigirlo a tu móvil.
¿Qué quieres que haga la secretaria?
Solo atender y tomar datos. O también gestionar tu agenda. O filtrar llamadas comerciales. O transferirte urgencias. Cuanto más claro tengas esto, más útil será el protocolo.
¿Tienes un número fijo o usas el móvil?
Puedes configurar el desvío desde cualquier número. Si no tienes número fijo, el proveedor te puede asignar uno geográfico en exclusividad.
Paso 2: Elige el plan adecuado
Los servicios de telesecretaria como YoRespondo ofrecen tres modelos principales. Puedes ver el detalle completo en la página de precios:
| Plan | Cuándo elegirlo |
|---|---|
| Pago por uso (12 €/mes + 1,95 € por llamada) | Hasta unas 23 llamadas al mes, o si no sabes cuántas recibirás. |
| PYME (58 €/mes, hasta 40 llamadas, exceso a 1,20 €) | De unas 24 a unas 73 llamadas al mes. |
| Volumen (98 €/mes, hasta 80 llamadas, exceso a 0,99 €) | A partir de unas 74 llamadas al mes. |
Ningún plan tiene cuota de alta, fianza ni permanencia. Puedes cambiar de plan si el volumen cambia.
Si dudas, empieza por el pago por uso y cambia de plan cuando veas tu volumen real: el cambio no tiene coste.
Si quieres comparar el coste total frente a una secretaria interna, consulta el análisis de cuánto cuesta una telesecretaria virtual.
Paso 3: Define el protocolo de atención
El protocolo es la guía que usa la secretaria para gestionar cada llamada. Es la parte más importante del proceso y la que más influye en la calidad del servicio.
Un protocolo básico incluye:
Presentación:
«[Nombre de empresa], buenos días/tardes, ¿en qué le puedo ayudar?»
Datos que tomar siempre:
- Nombre y apellidos del llamante
- Número de teléfono de contacto
- Motivo de la llamada
Datos adicionales que puedes pedir (los decides tú): si quien llama es cliente habitual, el tema general de su consulta, la zona o el servicio que le interesa. Cada negocio elige qué conviene preguntar.
Llamadas que gestiona directamente (sin pasarte):
- Comerciales y spam
- Consultas de información general (horario, ubicación, precios)
- Solicitudes de documentación rutinaria
Llamadas que te transfiere:
- Urgencias (define qué es urgencia para tu negocio)
- Clientes importantes que piden hablar contigo
- Cualquier llamada que no encaje en los criterios anteriores
Gestión de agenda (si aplica):
- Acceso a tu herramienta de calendario
- Disponibilidad horaria por profesional o servicio
- Política de confirmación y recordatorio
El protocolo se puede modificar en cualquier momento. No tienes que tenerlo perfecto desde el primer día.
Paso 4: Configura el desvío de llamadas
El desvío de llamadas es la parte técnica. El proveedor te da un número de destino y tú configuras el desvío desde tu operador actual.
La configuración más habitual:
- Desvío por no contestar: si no coges la llamada en 15–20 segundos, va a la secretaria
- Desvío por ocupado: si estás en otra llamada, la siguiente va directamente a la secretaria
Cómo configurarlo: la mayoría de operadores permiten hacerlo desde la app de cliente web, la app móvil o mediante códigos USSD (para ver todos los tipos y los códigos por operador, consulta la guía sobre cómo configurar el desvío de llamadas). El proveedor de telesecretaria te guía en el proceso específico de tu operador.
No necesitas cambiar de número ni de operador. El desvío es una función estándar de cualquier línea telefónica española.
Paso 5: Prueba el servicio antes de darlo por activo
Antes de publicar el número o de darlo a tus clientes, haz una prueba:
- Llama a tu propio número desde otro teléfono
- Deja que suene hasta que se active el desvío
- Verifica que la secretaria responde con el nombre correcto y el saludo que has definido
- Comprueba que recibes el aviso por email o SMS con los datos de la llamada
Si algo no funciona como esperas, contacta con el proveedor para ajustar el protocolo antes de que el servicio esté en producción.
Paso 6: Ajusta el protocolo con el uso
El protocolo rara vez es perfecto desde el primer día. Las primeras semanas revelan situaciones que no habías previsto: un tipo de llamada que no encajaba en ninguna categoría, una pregunta que la secretaria no sabía cómo responder, una urgencia que llegó cuando no debería.
La ventaja de una telesecretaria virtual bien configurada es que esos ajustes son fáciles y rápidos. No hay burocracia interna, no hay reunión de equipo. Actualizas el protocolo y el cambio está activo.
Cuánto tarda en estar operativo el servicio
| Fase | Tiempo estimado |
|---|---|
| Registro y protocolo (formulario web) | 10–20 minutos |
| Desvío de llamadas | Lo haces tú desde tu operador, o usas el número asignado |
| Activación | Menos de 24 horas desde que confirmas el protocolo |
| Ajustes posteriores | Desde el panel; se aplican desde la siguiente llamada |
¿Qué pasa si quiero cancelar?
Con YoRespondo, no hay permanencia. Puedes cancelar cuando quieras, sin penalización y sin trámites complejos. Los cuatro primeros meses son gratuitos, precisamente para que puedas probar el servicio sin riesgo: durante esos 4 meses no pagas cuota, llamadas ni extras (no se incluye lo que cobre tu operador por el desvío).
Si cancelas, desactiva el desvío en tu operador y tus llamadas volverán a llegarte directamente.
Contratar una telesecretaria virtual es un proceso de 6 pasos: el servicio queda activo en menos de 24 horas desde que confirmas el protocolo. El trabajo real está en definir bien el protocolo: cuanto más claro sea lo que quieres que haga la secretaria, mejor funciona el servicio desde el primer momento.
No hay hardware, no hay trámites laborales, no hay permanencia. Si funciona, sigues. Si no, cancelas.
Preguntas frecuentes sobre cómo contratar una telesecretaria
¿Cuánto tiempo se tarda en tener el servicio funcionando?
El servicio queda activo en menos de 24 horas desde que confirmas tu protocolo. Rellenar el registro y el protocolo lleva entre 10 y 20 minutos y después desvías tus llamadas al número asignado.
¿Necesito cambiar de número de teléfono para contratar una telesecretaria?
No. Se configura un desvío de llamadas desde tu número actual (fijo o móvil) hacia el número que te asigna el proveedor. Mantienes tu número de siempre y no cambias de operador.
¿Qué necesito preparar antes de contratar el servicio?
Solo tener claro el protocolo básico: cómo quieres que se presente la secretaria, qué datos debe tomar en cada llamada y qué llamadas debe transferirte frente a las que puede resolver ella misma. El resto lo guía el proveedor durante el alta.
¿Hay permanencia mínima al contratar?
No. Con YoRespondo no hay permanencia, ni cuota de alta, ni fianza. Puedes cancelar en cualquier momento sin penalización, y los cuatro primeros meses son gratuitos para probar el servicio sin riesgo.
¿Puedo cambiar de plan después de contratar?
Sí. Si el volumen de llamadas cambia, puedes pasar del plan de pago por uso a PYME o Volumen (o al revés) sin coste adicional ni trámites complejos.
¿Qué pasa si el protocolo inicial no funciona bien?
Se ajusta sin coste ni burocracia. Las primeras semanas suelen revelar detalles que no se previeron al principio; basta con actualizar el protocolo desde el panel y el cambio se aplica desde la siguiente llamada.
¿Quién me ayuda a configurar el protocolo?
La jefa de secretarias te ayuda con el alta. El registro y el protocolo se rellenan en un formulario web en unos 10 a 20 minutos y puedes cambiar el protocolo cuando quieras desde el panel.
Prueba Yo Respondo 4 meses gratis
Secretarias reales atienden tu teléfono con tu protocolo, de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 h. Sin IA, sin grabaciones.
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Sin permanencia · Sin alta · Sin fianza