Transferencia de llamadas a tu móvil: qué es y cuándo usarla

Transferir una llamada a tu móvil es pasar a tu teléfono personal una llamada concreta, la que está en marcha o la que acaba de entrar en la línea de tu empresa. Es un gesto puntual: alguien decide, en ese momento, que esa llamada la tienes que atender tú. Lo veremos paso a paso, y también cuándo te conviene que ese gesto lo haga una secretaria en tu nombre.

Hablando por lo general, transferir, desviar y reenviar se usan como sinónimos, también en muchas guías, y para entenderse basta. Cuando toca configurarlo, no: cada cosa se activa en un sitio distinto y sirve para algo distinto, y confundirlas es la causa más habitual de llamadas que acaban donde no tocaba.

Transferir, desviar y reenviar: tres palabras para dos ideas

Desviar (o reenviar) es una regla de la línea telefónica: «cuando alguien llame a este número, mándalo a este otro». Se fija una vez, funciona sola y afecta a todas las llamadas que cumplan la condición (siempre, si no contestas, si estás ocupado). Es lo que explicamos en nuestra guía sobre el desvío de llamadas, con sus tipos y su configuración.

Transferir es una acción sobre una llamada ya establecida: una persona la recibe, habla un momento y la pasa a otro número. No hay regla automática. Hay una decisión, llamada a llamada.

Si lo que buscas es que tu móvil suene siempre que no puedes atender el fijo, necesitas un desvío. Si lo que quieres es que solo suenen en tu móvil las llamadas que de verdad lo merecen, necesitas que alguien las transfiera con criterio.

Las tres formas de que una llamada llegue a tu móvil

1. Desvío de la línea de empresa

Todas las llamadas, o las que no contestas, van a tu móvil. Es la más sencilla y la más ruidosa: tu móvil suena por una llamada comercial, por un cliente que solo quería un horario y por una urgencia real, y tú no sabes cuál es cuál hasta que miras la pantalla.

2. Transferencia manual

Quien contesta la llamada, tú desde el fijo o alguien de tu equipo, la pasa a tu móvil. La mecánica depende de tu centralita o de tu teléfono, pero el esquema es siempre el mismo: se avisa a quien llama de que se le va a pasar, se llama al móvil de destino y se conecta a las dos personas. Según el equipo, el botón se llama «transferir» o «pasar la llamada».

Hay dos modos:

• Transferencia directa (ciega): pasas la llamada sin hablar antes con quien la recibe. Es rápida, pero si en el móvil no contestan, la llamada se queda en el aire.
• Transferencia con aviso: hablas primero con quien la va a recibir, le dices quién llama y por qué, y solo entonces la pasas. Es más lenta y evita sorpresas.

Para una urgencia de verdad, la segunda es la que da menos disgustos.

3. Transferencia de una secretaria

Es el caso en que alguien contesta por ti y decide, siguiendo las instrucciones que le hayas dado, qué llamadas pasan a tu móvil. Tú no filtras: filtra otra persona con tu criterio escrito de antemano.

Qué conviene transferir al móvil y qué no

La regla útil es sencilla: al móvil solo lo que no puede esperar. Una urgencia, un cliente concreto que estás esperando, una incidencia que bloquea algo. Todo lo demás se resuelve mejor con un recado bien tomado.

Suele ir al móvil:

• La llamada de un cliente importante que pide hablar contigo en ese momento.
• Una urgencia que afecta a una persona, a un servicio en marcha o a un plazo del día.
• Una llamada que tú has dejado dicho que esperas.

Suele quedarse en recado:

• Consultas que se pueden contestar mañana: horarios, presupuestos, información general.
• Proveedores y ofertas comerciales.
• Cualquier llamada que no cambie nada si la devuelves en una hora.

Si hoy todo te llega al móvil, el problema no es técnico: no hay una lista escrita de qué es urgente. Escribirla, aunque sean cinco líneas, ya mejora la situación, con o sin servicio de por medio.

Cuando la transferencia la hace una secretaria

Las secretarias de Yo Respondo contestan con el nombre de tu empresa, preguntan el motivo de la llamada y actúan según el protocolo que tú has definido. Si el protocolo dice que una determinada situación es una urgencia, la secretaria pasa la llamada al número que tú indiques: tu móvil, el de un compañero o un fijo.

El coste es claro y solo aparece cuando ocurre:

Esos importes se aplican solo si la llamada se transfiere. Si no hay urgencia, la secretaria anota el recado y no hay cargo por transferencia.

Lo que no es transferencia llega por otro canal: después de cada llamada recibes un aviso con el nombre de quien llamó, su teléfono, el motivo, el mensaje o la gestión realizada, la hora y la duración. El aviso por correo cuesta 0,15 € y por SMS, 0,30 € (IVA no incluido). Tienes además un panel web con el historial de todas las llamadas.

El protocolo se cambia desde el panel y se aplica desde la siguiente llamada. Si mañana quieres que las urgencias vayan a otro móvil, lo cambias tú en un minuto, sin llamar a nadie.

El horario, dicho claro

Las secretarias atienden de lunes a viernes, de 8:00 a 20:00 h, excepto festivos nacionales. Fuera de ese horario no se transfiere nada al móvil: salta un buzón de voz propio, personalizado y gratuito que informa del horario y permite dejar un mensaje, y te enviamos los mensajes grabados. Por eso el desvío se activa cuando quieres cobertura y se desactiva cuando no: si necesitas que fuera de horario las llamadas vayan directamente a tu móvil, basta con no tener el desvío hacia nosotros en ese tramo.

Errores habituales al pasar llamadas a un móvil

• No avisar a quien llama. Un silencio largo mientras suena otro teléfono puede hacer que quien llama cuelgue. Basta con decir: «Le paso con él ahora mismo».
• No decidir qué pasa si el móvil no contesta. Hay que tener claro de antemano si se deja recado, si se prueba con otro número o si la llamada vuelve a quien la pasó.
• Transferirlo todo. Si todo es urgente, nada lo es. Y el móvil acaba silenciado.
• Dar el móvil personal por sistema. Si lo prefieres, la urgencia puede ir a un fijo, que cuesta 0,50 € en lugar de 1 €.
• No probar el recorrido. Antes de dar por bueno cualquier esquema, llama tú mismo como lo haría un cliente y comprueba que la llamada llega donde debe.

Qué elegir según tu caso

Si tu problema es no perder llamadas cuando no puedes coger el teléfono, empieza por un desvío y un buen mensaje de salida. Si el problema es que te interrumpen demasiado, o que no sabes qué llamadas merecen tu atención, lo que necesitas es filtro, y el filtro lo hace una persona con un criterio escrito.

Puedes ver cómo encaja con el resto de la gestión telefónica de tu empresa en nuestra guía de atención telefónica al cliente. Y si quieres comprobarlo en tu negocio, Yo Respondo se prueba 4 meses gratis, sin permanencia, sin cuota de alta y sin fianza.

Preguntas frecuentes