Centralita virtual VoIP: qué es, cómo funciona y qué necesitas

Una centralita virtual VoIP es una centralita que envía la voz por internet en lugar de por la línea telefónica tradicional. VoIP son las siglas de «voz sobre protocolo de internet»: tu voz se convierte en datos, viaja por la red y se vuelve a convertir en sonido al otro lado. Casi todas las centralitas virtuales funcionan así, así que «centralita virtual» y «centralita virtual VoIP» suelen ser lo mismo dicho de dos maneras.

Nosotros no vendemos centralitas: Yo Respondo es una telesecretaria, secretarias que contestan tus llamadas. Aun así, esta guía te explica cómo funciona la voz por internet y qué necesitas para usarla, y al final te contamos qué hace falta además cuando lo que quieres es que alguien conteste.

Qué significa VoIP

VoIP es la tecnología que permite hacer llamadas a través de internet. Cuando usas una aplicación de llamadas en el móvil, estás usando VoIP. En una empresa, la misma idea sirve para montar un sistema telefónico completo: números, extensiones, desvíos, menús y transferencias, todo sobre la conexión a internet.

La diferencia con la telefonía de siempre es el camino. La línea tradicional lleva la llamada por una red telefónica propia. La VoIP la lleva por la red de datos, igual que una página web o un correo.

Cómo funciona una centralita virtual VoIP

El proveedor tiene en sus servidores la centralita: las reglas, las extensiones, el menú y los números. Tu equipo se conecta a ella con un teléfono de mesa IP, una aplicación en el móvil o un programa en el ordenador. Cuando entra una llamada a tu número de empresa:

1. La recibe la centralita del proveedor.
2. Aplica tus reglas: horario, menú, grupo de extensiones.
3. Hace sonar los dispositivos que correspondan, estén donde estén, siempre que tengan internet.
4. Si nadie contesta, aplica la regla de reserva, normalmente un buzón de voz o un desvío.

Las llamadas internas entre extensiones suelen ser gratuitas, porque no salen de la propia centralita. Las llamadas hacia fuera dependen de cómo lo plantee el proveedor.

Qué necesitas para usarla

Lo imprescindible es poco, pero conviene tenerlo claro:

• Una conexión a internet estable. Es el punto más importante. La voz es sensible a los cortes y a los retrasos.
• Un dispositivo para atender: un teléfono IP, una aplicación en el móvil o un programa en el ordenador, con auriculares si vas a pasar mucho tiempo al teléfono.
• Una red que no esté saturada. Si en la oficina hay descargas pesadas o vídeo a la vez, la llamada puede notarlo.
• Un número. Puedes contratar uno nuevo o, en muchos casos, trasladar el que ya tienes; esa gestión depende del proveedor y del operador actual.
• Alguien que configure las reglas: menú, horarios, extensiones y desvíos.

Qué ventajas tiene la voz por internet

Se instala sin obras ni cableado nuevo, se puede ampliar o reducir a medida que cambia el equipo y permite atender desde cualquier lugar con el mismo número de empresa. Las funciones habituales (colas, transferencias, informes, desvíos por horario) vienen dentro del sistema, sin comprar un equipo aparte.

Qué riesgos o límites tiene

Hay dos que conviene conocer antes de contratar.

Depende de internet. Si se cae la conexión o hay mucho retraso, la llamada se corta o suena mal. Un buen proveedor y una conexión estable lo reducen mucho, pero no a cero. Es recomendable prever qué pasará con las llamadas si la oficina se queda sin conexión, por ejemplo con un desvío a un móvil.

No contesta. Aquí está la confusión más común. La tecnología VoIP hace que la llamada llegue a donde tú decidas con mucha flexibilidad, pero no pone a nadie al otro lado. Si todos los puestos están ocupados, la llamada acaba en un buzón de voz o se pierde. La centralita es la carretera; alguien tiene que estar en la puerta.

Centralita VoIP y personas: dos capas distintas

Conviene separar dos preguntas que se mezclan:

• ¿Por dónde viaja la llamada? Eso lo resuelve la tecnología: VoIP, línea tradicional o un desvío.
• ¿Quién la contesta? Eso lo resuelven las personas.

Una centralita VoIP responde a la primera pregunta. Si tu problema es la segunda (no estás, no puedes o no quieres atender cada llamada), cambiar la tecnología no lo arregla.

Nuestro servicio va más allá: no solo reenvía la llamada, la filtramos, la contestamos y anotamos el mensaje. Una secretaria de Yo Respondo contesta con el nombre de tu empresa, sigue tu protocolo, descarta las llamadas comerciales, pasa a tu móvil lo urgente y te envía un aviso con el nombre, el teléfono, el motivo, el mensaje, la hora y la duración. No hay menús de opciones: dentro del horario contesta una persona, no una IA ni una grabación.

Cómo encaja con una centralita VoIP que ya tienes

Si tu empresa ya usa una centralita virtual, no hace falta cambiar nada. En la centralita se configura una regla de reserva: si nadie contesta en un tiempo, o fuera del horario de tu equipo, la llamada se desvía al número de Yo Respondo. Mientras haya alguien, la centralita reparte entre tu equipo; cuando no, contesta una persona.

El resto de la comparación, con tabla y casos, está en centralita virtual o telesecretaria. Y si quieres ver la visión general de lo que hace una centralita, empieza por la guía de centralita virtual.

Las secretarias atienden de lunes a viernes, de 8:00 a 20:00 h, excepto festivos nacionales. Fuera de ese horario salta un buzón de voz propio, personalizado y gratuito que informa del horario y permite dejar un mensaje, y te enviamos los mensajes grabados; también puedes desactivar el desvío o dirigirlo a donde prefieras. El servicio se activa en menos de 24 horas desde que confirmas tu protocolo; el plan de pago por uso cuesta 12 € al mes, sin mínimo, más 1,95 € por llamada, y los 4 primeros meses son gratis (IVA no incluido). Sin permanencia, sin cuota de alta, sin fianza.

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